معرفی کامل مایکروسافت (SharePoint) شیرپوینت: چه مزایا و کاربرد هایی دارد؟

مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) یک پلتفرم جامع و قدرتمند برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان‌هاست. این ابزار که توسط شرکت مایکروسافت توسعه یافته است، به کاربران اجازه می‌دهد تا مستندات، داده‌ها و فرآیندهای کاری خود را به صورت یکپارچه و سازمان‌یافته مدیریت کنند. با توجه به رشد سریع تکنولوژی و نیاز روزافزون به ابزارهای همکاری آنلاین، شیرپوینت به عنوان یک راه‌حل کلیدی برای بهبود کارایی و بهره‌وری در محیط‌های کاری مطرح شده است.

شیرپوینت مزایا و کاربردهای گسترده‌ای دارد که آن را به یکی از انتخاب‌های اصلی سازمان‌ها برای مدیریت محتوا، همکاری تیمی و اتوماسیون فرآیندها تبدیل کرده است. از جمله مزایای این پلتفرم می‌توان به دسترسی آسان به اطلاعات، بهبود همکاری بین اعضای تیم، امنیت بالا و قابلیت سفارشی‌سازی اشاره کرد. همچنین، شیرپوینت ابزارهای متعددی برای ایجاد سایت‌های تیمی، مدیریت پروژه‌ها، اتوماسیون جریان‌های کاری و تحلیل داده‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

در این مقاله، به معرفی کامل شیرپوینت، مزایا و کاربردهای آن خواهیم پرداخت و نشان خواهیم داد که چگونه این ابزار می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود فرآیندهای کاری و افزایش کارایی کمک کند. هدف این است که با ارائه یک دید جامع از شیرپوینت، مخاطبان بتوانند به بهترین شکل ممکن از امکانات و قابلیت‌های این پلتفرم بهره‌مند شوند.

شیر پوینت (SharePoint) چیست؟

شیرپوینت یک سیستم همکاری تحت وب است که با بهره‌گیری از برنامه‌های گردش کار (مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری و بایگانی)، پایگاه‌های داده و ویژگی‌های امنیتی مختلف، به توانمندسازی تیم‌های تجاری در همکاری می‌پردازد. این پلتفرم که توسط شرکت مایکروسافت توسعه یافته است، به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا دسترسی به اطلاعات را کنترل کرده و فرآیندهای گردش کار را در واحدهای تجاری خودکار کنند.

شیرپوینت یک بستر جامع و انعطاف‌پذیر است که قابلیت‌های گسترده‌ای برای مدیریت مستندات، همکاری تیمی، مدیریت محتوا و اتوماسیون فرآیندهای تجاری فراهم می‌آورد. از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های شیرپوینت می‌توان به مدیریت پیشرفته مستندات، توانایی ایجاد و مدیریت سایت‌های تیمی، جریان‌های کاری و اتوماسیون، و یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵ و تیمز اشاره کرد. این ویژگی‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با استفاده از یک پلتفرم متمرکز، فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند.

با استفاده از شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای تجاری خود را خودکار کرده، پیشرفت را پیگیری کرده و اطلاعات را به صورت ایمن در داخل و حتی خارج از سازمان به اشتراک بگذارند. اتوماسیون فرآیندها به کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت انجام کارها و بهبود دقت در انجام وظایف کمک می‌کند. همچنین، شیرپوینت امکان تعریف و اجرای جریان‌های کاری مختلف را فراهم می‌آورد که می‌تواند به صورت خودکار وظایف را به افراد مختلف تخصیص دهد، تأییدیه‌ها را مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که همه مراحل به درستی و به موقع انجام می‌شوند.

اهمیت استفاده از شیرپوینت

شیرپوینت به عنوان یک اینترانت، جامع‌ترین پلتفرم سازمانی است که کارکنان را با ابزارها و منابعی که روزانه با آن‌ها مشغول به کار هستند، متصل می‌کند. این پلتفرم به جای استفاده از یک ابزار واحد برای هر کار خاص و ذخیره داده‌ها به صورت جداگانه، امکان جریان یافتن داده‌ها را فراهم می‌کند تا این داده‌ها وارد گزارش‌ها، معیارها و فرآیندهای مختلف شوند. به این ترتیب، شیرپوینت با یکپارچه‌سازی ابزارها و منابع مختلف، کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها را به شکل چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

مزایای استفاده از شیرپوینت

1. افزایش بهره‌وری و همکاری کارکنان: شیرپوینت با ارائه ویژگی‌های همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت، به کارکنان اجازه می‌دهد تا به صورت امن اطلاعات و مستندات خود را به اشتراک بگذارند، محتوای خود را مدیریت کنند و از ویژگی‌های گردش کار بهره‌مند شوند. این تجربه همکاری منجر به افزایش بهره‌وری و دیده شدن کارکنان اطلاعات در همه سطوح سازمانی، چه در مشاغل بزرگ و چه کوچک، می‌شود.
2. سهولت استفاده و انعطاف‌پذیری: شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب، استفاده آسان و راحتی برای کاربران تجاری دارد. این پلتفرم بی‌نهایت قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر است و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر اساس نیازهای خاص خود، از آن بهره‌برداری کنند. کاربران می‌توانند به راحتی از طریق مرورگر یا دستگاه‌های خود به شبکه داخلی دسترسی داشته باشند و کارهای خود را به سرعت و بهینه انجام دهند.
3. دسترسی آسان و مدیریت متمرکز: با استفاده از شیرپوینت، کارکنان می‌توانند به راحتی به شبکه داخلی خود دسترسی داشته باشند و از ویژگی‌هایی مانند تألیف همزمان اسناد، برچسب‌گذاری اسناد برای دسترسی سریع‌تر به آن‌ها و برنامه‌های یکپارچه Office 365 (مانند Planner و MS Teams) بهره‌مند شوند. این قابلیت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا زمان کمتری برای انجام وظایف صرف کنند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.
4. یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت: شیرپوینت به طور یکپارچه با سایر محصولات مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵ و تیمز ادغام می‌شود. این یکپارچگی به کاربران امکان می‌دهد تا از تمامی قابلیت‌های این ابزارها در یک محیط متمرکز بهره‌مند شوند و کارهای خود را به صورت هماهنگ و مؤثر انجام دهند. به عنوان مثال، کاربران می‌توانند اسناد خود را در شیرپوینت ذخیره کرده و به راحتی آن‌ها را در برنامه‌های آفیس ویرایش کنند و جلسات تیمی را در تیمز برگزار کنند.
5. افزایش بازگشت سرمایه (ROI): شیرپوینت با بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهره‌وری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بازگشت سرمایه خود را افزایش دهند. این پلتفرم با خودکار کردن فرآیندها و کاهش زمان انجام کارها، به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی کمک می‌کند.
6. مقایس‌پذیر و قابل تنظیم بودن: شیرپوینت یک پلتفرم بسیار مقیاس‌پذیر است که می‌تواند به راحتی نیازهای سازمان‌هایی با تعداد کارمندان متفاوت، از ۱۵۰ تا ۲۰۰۰۰ نفر و حتی بیشتر، را برآورده کند. این ویژگی، شیرپوینت را به یک ابزار بسیار انعطاف‌پذیر تبدیل می‌کند که می‌تواند با رشد و توسعه سازمان‌ها سازگار شود. برخلاف بسیاری از محصولات مشابه در بازار، شیرپوینت این قابلیت را دارد که با اضافه کردن بخش‌های مختلف وب، برنامه‌ها و جریان‌های کاری، به طور مداوم بهبود یابد و ارتقا پیدا کند. این قابلیت‌ها می‌توانند بدون نیاز به توسعه‌دهنده و تنها توسط کاربران پیشرفته ایجاد و مدیریت شوند.
7. عدم نیاز به کدنویسی: یکی از مزایای اصلی شیرپوینت، عدم نیاز به کدنویسی برای ایجاد و مدیریت سایت‌ها و برنامه‌ها است. پیچیدگی نرم‌افزارهای مختلف می‌تواند باعث شود که کارکنان در برابر پذیرش آن‌ها مقاومت کنند. هیچ سازمانی نمی‌خواهد روی فناوری جدیدی سرمایه‌گذاری کند که کاربران از آن استقبال نکنند. شیرپوینت با به‌روزرسانی‌های اخیر خود به یک راه‌حل مناسب برای کاربران غیر فنی تبدیل شده است. این پلتفرم به گونه‌ای طراحی شده است که از همان ابتدا برای استفاده آسان باشد و نیازی به مهارت‌های کدنویسی نداشته باشد.
8. ادغام با ابزار office 365: شیرپوینت به راحتی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، MSTeams و OneDrive ادغام می‌شود. این ادغام عمیق، یک تجربه دیجیتالی یکپارچه را برای کاربران فراهم می‌کند و به طور قابل توجهی در وقت مفید سازمان‌ها صرفه‌جویی می‌کند.
9. کنترل‌های امنیتی در SharePoint: مایکروسافت سالانه حدود ۱ میلیارد دلار را در امنیت ابر سرمایه‌گذاری می‌کند، که این اقدامات نشان‌دهنده تعهد شرکت به تقویت امنیت سرویس‌های خود است. SharePoint Online به عنوان یکی از سیستم‌های مدیریت محتوا مبتنی بر ابر، از نظر نهادهای دولتی و سازمان‌های تجاری بسیار محبوب است، به ویژه به دلیل توانایی‌های پیشرفته‌ای که در مدیریت امنیت و دسترسی به اطلاعات ارائه می‌دهد.

در مجموع، شیرپوینت یک ابزار قدرتمند و جامع است که می‌تواند به طور قابل توجهی به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها کمک کند. این پلتفرم با ارائه امکانات و ویژگی‌های متنوع، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا نیازهای خود را به بهترین شکل برآورده کنند و فرآیندهای کاری خود را بهینه‌سازی نمایند.

کاربرد شیرپوینت

مدیریت محتوا شیرپوینت: شیرپوینت به عنوان یک سیستم مدیریت محتوا، به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد، فایل‌ها، و منابع دیگر را بارگذاری، ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارند. این پلتفرم امکان مدیریت و کنترل دسترسی به اطلاعات را فراهم می‌آورد.

مدیریت اسناد شیرپوینت: شیرپوینت ابزاری مناسب برای مدیریت اسناد است که کاربران می‌توانند با استفاده از آن اسناد را سازماندهی کرده، به اشتراک بگذارند و در فرآیندهای کاری خود استفاده کنند.

مدیریت دانش شیرپوینت: به عنوان یک پلتفرم مدیریت دانش، شیرپوینت به کاربران اجازه می‌دهد تا دانش و تجربیات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، اسناد تخصصی را مدیریت کنند و به دسترسی آسان به منابع دانشی دست یابند.

مدیریت پروژه شیرپوینت: با استفاده از شیرپوینت، مدیران پروژه می‌توانند تیم‌های خود را مدیریت کنند، پیشرفت پروژه را پیگیری کنند، فایل‌های مرتبط را به اشتراک بگذارند و گزارش‌های پیشرفت را تولید کنند.

برنامه‌های موجود در SharePoint

شیرپوینت شامل برنامه‌های متعددی است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و به همکاری بهتر بین تیم‌ها بپردازند. برخی از این برنامه‌ها عبارتند از:

Microsoft Lists: برای مدیریت اطلاعات و فهرست‌ها.

Microsoft Planner: برای مدیریت و برنامه‌ریزی وظایف و پروژه‌ها.

Microsoft Forms: برای ایجاد فرم‌های آنلاین و جمع‌آوری داده‌ها.

Microsoft Power Automate: برای اتوماسیون فرآیندهای کاری.

Microsoft Power Apps: برای ساخت برنامه‌های اپلیکیشن بدون کد.

تغییرات SharePoint 2019

تغییرات SharePoint 2019 شامل بهبودها و اضافه‌کردن ویژگی‌های متنوعی به این پلتفرم می‌شود. در زیر به برخی از تغییرات مهم SharePoint 2019 اشاره خواهم کرد:

1. تجربه کاربری بهبود یافته: SharePoint 2019 با بهبود تجربه کاربری به روزرسانی شده، طراحی بصری مدرن‌تری را ارائه می‌دهد که استفاده از آن را برای کاربران راحت‌تر می‌کند.
2. امنیت و حفاظت اطلاعات: تغییرات مهمی در زمینه امنیت و حفاظت اطلاعات به SharePoint 2019 اضافه شده است، که شامل بهبودهایی در حوزه کنترل دسترسی، رمزنگاری و مدیریت حق دسترسی‌ها می‌شود.
3. مدیریت محتوا و کنترل نسخه‌ها: SharePoint 2019 قابلیت‌های بهبود یافته‌ای در مدیریت محتوا و کنترل نسخه‌ها دارد که به کاربران این امکان را می‌دهد تا بهتر از قبل فایل‌ها و اسناد خود را مدیریت کنند و تغییرات را پیگیری کنند.
4. اینتگراسیون با Office 365: SharePoint 2019 امکانات بهبود یافته‌ای برای اینتگراسیون با سایر اجزای Office 365 ارائه می‌دهد، که این امر باعث بهبود همکاری و تعامل بین این اجزا می‌شود.
5. بهبود عملکرد و مقیاس‌پذیری: نسخه ۲۰۱۹ با بهبودهایی در زمینه عملکرد و مقیاس‌پذیری، توانایی پاسخگویی بهتر به نیازهای سازمان‌های بزرگ را دارا می‌باشد.
6. پشتیبانی از تکنولوژی‌های جدید: SharePoint 2019 پشتیبانی بهتری از تکنولوژی‌های جدید نظیر HTML5 و CSS3 دارد که به کاربران امکانات بیشتری برای طراحی سفارشی و بهبود تجربه کاربری می‌دهد.

این تغییرات نشان می‌دهد که SharePoint 2019 بهبودهای مهمی را در زمینه‌های مختلف ارائه کرده است تا تجربه کاربری و عملکرد سازمان‌ها را بهبود بخشد.