مقایسه نرمافزارهای مدیریت پروژه: وبسایتهای مقایسه نرمافزار تقریباً ۶۰۰ ابزار مختلف مدیریت پروژه را لیست میکنند و انتخاب گزینه مناسب میتواند بسیار گیجکننده باشد. ما فهرستی از ۶ ابزار ضروری مدیریت پروژه و اطلاعاتی در مورد اینکه این ابزارها بیشتر برای کدام نوع پروژهها مناسب هستند را ارائه میدهیم.
رقابت در بازار نرمافزارهای مدیریت پروژه شدید است. وبسایتهای مقایسه نرمافزار حدود ۶۰۰ ابزار مختلف مدیریت پروژه را فهرست میکنند و مقایسه گزینههای مختلف میتواند بسیار وقتگیر باشد. همچنین تصمیمگیری بر اساس مجموعه ویژگیهای ارائه شده توسط فروشندگان نیز دشوار است.
در اینجا شش ابزار محبوب مدیریت پروژه را پوشش میدهیم که به سه دسته تقسیم میشوند:
سبکوزن (Trello): طراحی شده برای پروژههای کوتاهمدت و موقت یا تیمهایی با فرآیندهای سبک.
میانهوزن (Basecamp، Asana، Wrike): ابزارهای پیچیدهتر، مورد استفاده زمانی که نیاز به تعادل بین فرآیندهای پیچیدهتر و سهولت استفاده دارید.
سنگینوزن (Jira، MS Project): ابزارهایی که زمانی استفاده میشوند که فرآیندهای واقعاً پیچیدهای دارید و نیاز به سفارشیسازی بسیاری از اجزاء برای متناسب کردن آنها دارید.
ابزارهای پوشش داده شده در این مقاله توسط بازیکنان شناختهشده در این زمینه توسعه یافتهاند. این نکته مهم است چون بهعنوان یک مدیر پروژه، شما میخواهید با ابزارهایی کار کنید که احتمالاً در درازمدت در دسترس خواهند بود.
در زیر، جدولی ارائه میدهیم که برخی از ویژگیهای کلیدی که هنگام انتخاب ابزار برای مدیریت پروژه باید به آنها توجه کنید را مقایسه میکند. رنگ سبز نشاندهنده این است که آیا ویژگی در نسخه استاندارد ابزار گنجانده شده است یا خیر. زرد به این معناست که این ویژگی معمولاً از طریق ارائهدهندگان شخص ثالث در دسترس است، که بیشتر اوقات برای هزینه اضافی میباشد. قرمز به این معناست که آن ویژگی بهطور کامل در دسترس نیست یا راهحلهای پیشنهادی راضیکننده نیستند.
Trello
شرکت: Atlassian
قیمت: نسخه پایه رایگان است. $۱۰/کاربر/ماه برای ویژگیهای پیشرفته.
مورد استفاده توسط: Adobe، Kickstarter، National Geographic، Fender
خود-میزبانی: خیر
مروری بر Trello
Trello یکی از محبوبترین ابزارهای سبکوزن مدیریت پروژه است. این ابزار توسط استارتاپها، تیمهای کوچک، پروژههای موقت و در سناریوهای مختلفی که در آنها مدیر پروژه نیاز به ساختار مینیمالی برای سازماندهی دارد، استفاده میشود.
همچنین ابزاری عالی برای معرفی تیمها به فرآیند کاری Agile Kanban است. رابط کاربری اصلی شامل تابلوها، ستونها و کارتها به عنوان واحدهای اصلی عملکرد است. با این حال، اگر بخواهید فرآیند تیمی پیچیدهتری داشته باشید یا اگر بخواهید کل سازمان با همان ابزار کار کند، به سرعت با محدودیتهای Trello مواجه خواهید شد. Trello برنامههای پریمیوم پرداختی را ارائه میدهد که عملکرد را گسترش میدهند، اما با قیمت $۱۰/کاربر/ماه، توانایی رقابت با سایر ابزارهای این فهرست را ندارد.
مزایا
بسیار سبکوزن: تنظیم آن تنها چند دقیقه زمان میبرد و ساختار آن به راحتی قابل نگهداری است.
رابط کاربری شهودی: اعضای تیم میتوانند به سرعت با این ابزار آشنا شوند.
قیمت: نسخه رایگان برای بیشتر پروژههای ساده و فرآیندهای سبک کافی است.
معایب
بسیار سبکوزن: نقطه ضعف سبک بودن این است که ارائه گزینههای زیاد برای سفارشیسازی برای شرکتهایی با فرآیندهای پیچیده دشوار است.
اطلاعات به سرعت منقضی میشود: ثبت فعالیت محدود و قابلیتهای جستجو همراه با گزینههای برچسبگذاری کم، باعث میشود که پیگیری اطلاعات در طول زمان دشوار شود.
Basecamp
شرکت: Basecamp
قیمت: $۹۹/ماه (کاربران نامحدود)
مورد استفاده توسط: بسیاری از آژانسهای طراحی دیجیتال/وب، Groupon، LiveChat
خود-میزبانی: خیر
مروری بر Basecamp
چارچوب محبوب وباپلیکیشن Ruby on Rails برای ساخت Basecamp ایجاد شد. خود ابزار مدیریت پروژه طی ۱۵ سال گذشته رشد مداومی داشته است و به نظر میرسد که بیشترین توجه را از آژانسهای طراحی دیجیتال و وب جلب کرده است. این موفقیت به دلیل ترکیب رابط کاربری سبک با ابزارهای قدرتمند همکاری مانند چت داخلی، اشتراکگذاری فایل و توانایی همکاری با مشتریان در داخل Basecamp است. یکی از مفاهیم جالب دیگر این است که این ابزار “اختیاری” است. اعضای تیم نیازی به ایجاد حساب کاربری ندارند و میتوانند به راحتی فقط بهطور مقطعی همکاری کنند.
با این حال، Basecamp فاقد تابلوها، برآوردها و ویژگیهای دیگر ضروری برای توسعه Agile است. در حالی که ابزارهای شخص ثالثی وجود دارند که میتوانند به شما در تنظیمات Agile کمک کنند، سایر ابزارهای این فهرست این ویژگیها را بهطور پیشفرض دارند.
مزایا
قیمتگذاری: یک قیمت ثابت ماهانه به این معنی است که هزینهها با اضافه شدن کارمندان جدید افزایش نمییابد.
سبکوزن: Basecamp استفاده از آن آسان است، اما همچنین ویژگیهای قدرتمندی دارد.
معایب
تابلوهای Scrum/Kanban: تابلوها فقط از طریق ابزارهای شخص ثالث در دسترس هستند، که Basecamp را کمتر رقابتی با سایر ابزارهای میانوزن میکند.
Sprints: پیگیری Sprint فقط از طریق ابزارهای شخص ثالث پشتیبانی میشود.
چت: اگرچه Basecamp خود را به عنوان جایگزینی برای Slack معرفی میکند، اما تجربه کاربری در زمینه ارتباطات به اندازه ابزارهای چت زمان واقعی اختصاصی نیست.
Asana
شرکت: Asana
قیمت: 10 دلار/کاربر/ماه
استفادهشده توسط: Yelp، Air France، هتلهای Meliá، بنیاد بیل و ملیندا گیتس
میزبانی خود: خیر
مرور کلی
Asana ابتدا به عنوان یک ابزار داخلی در فیسبوک توسعه یافت و به سرعت به ابزاری مستقل تبدیل شد. در مراحل اولیه، Asana بر تیمهای کوچک متمرکز بود و تنها اخیراً ویژگیهایی مانند “Portfolio” و “Workloads” را برای کسبوکارهای بزرگتر معرفی کرده است.
یکی از تفاوتهای جالب این ابزار این است که هر صاحب وظیفه میتواند ببیند که وظایف او چگونه بر اهداف کلی کسبوکار تأثیر میگذارد. علاوه بر این، یکی از بنیانگذاران در مصاحبهای اخیر اعلام کرده است که در ویژگیهای آینده، از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای پیشنهادات هوشمندانه در زمینه مهلتها، بار کاری و برنامهریزی استفاده خواهد شد.
مزایا
جستجوی قدرتمند: گزینههای پیشرفته جستجو به راحتی پیدا کردن وظایف و فایلها را در میان پروژههای متعدد ممکن میسازد.
نمای زمانی: Asana یک نمای بسیار بصری شبیه به نمودار گانت ارائه میدهد که امکان تغییر زمانبندی و مدیریت وابستگیهای وظایف را به راحتی فراهم میکند.
معایب
عدم تخصیص چندگانه: وظایف فقط میتوانند به یک نفر اختصاص داده شوند.
اسکرام و اسپیرینتها: جریان کاری اسکرام با پیگیری اسپیرینتها تنها از طریق ابزارهای شخص ثالث پشتیبانی میشود
Wrike
شرکت: Wrike
قیمت: 9.۸۰ دلار/کاربر/ماه برای طرح پایه؛ ۲۴.۸۰ دلار برای طرح پریمیوم
استفادهشده توسط: Hootsuite، Popchips، L’Oréal، Fitbit
میزبانی خود: خیر
مرور کلی
به دلیل قابلیت بالای سفارشیسازی، Wrike تقریباً میتواند در دسته ابزارهای سنگین قرار گیرد و با Jira رقابت کند. هنوز در این زمینه به اندازه Jira نیست، اما از نظر رابط کاربری و تجربه کاربری با آن به چالش میکشد. نکته جالب در مورد Wrike این است که قیمتگذاری آن بر اساس تعداد کاربران به صورت دستهای از ۵ نفر است. این امر باعث میشود اگر تعداد کاربران شما از ۱۵ نفر عبور کند، هزینه شما از ۱۴۷ دلار/ماه به ۴۹۶ دلار/ماه افزایش یابد. شرکتهای کوچک باید از این نکته آگاه باشند و از افزایش هزینهها جلوگیری کنند
مزایا
تخصیص به چندین پروژه: وظایف میتوانند به چندین پروژه اختصاص داده شوند.
اطلاعیههای پینشده: Wrike روش منحصر بهفردی برای نمایش اطلاعات مرتبط از طریق اطلاعیههای پینشده ارائه میدهد.
پیگیری زمان: Wrike تنها ابزاری در این مقاله است که راهحل پیگیری زمان داخلی قابلعملی ارائه میدهد.
معایب
قیمتگذاری پیچیده: طرح پایه بر اساس دستههای ۵ نفره (۵، ۱۰، ۱۵ و غیره) قیمتگذاری میشود.
افزونهها: انتخاب ادغامهای شخص ثالث نسبت به رقبای خود محدود است.
اسپرینتها: جریان کاری اسکرام با اسپرینتها در این ابزار موجود نیست
Jira
شرکت: Atlassian
قیمت: 10 دلار هزینه ثابت برای حداکثر ۱۰ کاربر. ۷ دلار/کاربر/ماه برای بیش از ۱۱ کاربر.
استفادهشده توسط: Square، eBay، Spotify، Cisco، Airbnb
میزبانی خود: اختیاری
مرور کلی
Jira یکی از محبوبترین ابزارهای مدیریت پروژه است و یک انتخاب مطمئن برای سازمانها به شمار میرود. این ابزار میتواند بیشتر توسط شرکتهای بزرگ که نیاز به هماهنگی بین پروژههای پیچیده متعدد دارند و نیاز به سفارشیسازی جریان کار دارند، به طور کامل استفاده شود. برای همکاری در سطح شرکت، Atlassian همچنین Confluence، ابزاری برای مدیریت دادهها، را ارائه میدهد که به خوبی با Jira ادغام میشود. برای تیمهای کوچکتر یا پروژههای موقتی، ابزارهای سبکتر و ارزانتری نیز وجود دارند
مزایا
قابلیت سفارشیسازی بالا: ابزارهای جریان کار به شما امکان میدهند که Jira را به شیوهای که شرکت شما عمل میکند، تنظیم کنید.
ادغامهای متعدد: بازار باز Jira تعداد زیادی ادغام با ابزارهای محبوب دیگر مانند Github، Salesforce، Outlook و غیره ارائه میدهد.
اسکرام و اسپرینتها: جریان کاری اسکرام با پیگیری اسپرینتها به طور پیشفرض پشتیبانی میشود.
معایب
زمان راهاندازی طولانی: میزان زیاد سفارشیسازی موجود به این معناست که زمان بیشتری برای راهاندازی و آموزش دیگران برای استفاده از ابزار لازم است.
رابط کاربری پیچیده: مدیریت نقشها، بردها و مسائل ممکن است پیچیده و نه بهطور کامل شهودی باشد
MS Project
شرکت: Microsoft
قیمت: 30 دلار/کاربر/ماه
استفادهشده توسط: دو سوم از شرکتها طبق آخرین تحقیقات
میزبانی خود: بله
مرور کلی
MS Project مدت ۳۰ سال است که وجود دارد و هنوز یکی از بازیکنان اصلی در بازار است. طبق نظرسنجی GetApp، حدود ۶۷٪ از پاسخدهندگان از Microsoft Project به عنوان ابزار اصلی خود برای مدیریت پروژهها استفاده میکنند. این ابزار ظاهری شبیه به Excel دارد و با نمایی مبتنی بر تبها و نمودارهای مشابه صفحات گسترده عمل میکند. MS Project ابزاری سنگین و دشوار است و راهنمایی زیادی برای تازهواردها از طریق آموزشهای آنلاین ارائه نمیدهد. بیشتر توسط مدیران پروژه سنتی برای مدیریت پروژههای غیر مرتبط با IT استفاده میشود. MS Project به تازگی پشتیبانی از روشهای کاری Agile را معرفی کرده است. این ابزار همچنین بسیار کاربرپسند نیست و ممکن است برای کاربران جدید زمان زیادی لازم باشد تا به آن عادت کنند
مزایا
بسیار قدرتمند: MS Project ویژگیها و گزینههای سفارشیسازی بسیاری دارد که مناسب شرکتهای بزرگ است.
ادغام با Office 365: این ویژگی برای شرکتهایی که عمدتاً از MS Office و Outlook استفاده میکنند، یک نقطه قوت بزرگ به شمار میآید.
معایب
عدم سازگاری مناسب با Agile: حتی با وجود برخی ویژگیهای جدید که به کاربران MS Project اجازه میدهد جریانهای کاری Agile را ادغام کنند، این ابزار همچنان عمدتاً بر اساس مدیریت سبک Waterfall طراحی شده است.
نرمافزار قدیمی: این ابزار مدت زیادی است که وجود دارد و برخی بخشهای آن احساس قدیمی و ناپایدار دارند نسبت به دیگر ابزارهای مدرن.
منحنی یادگیری شیبدار: زمان زیادی میبرد تا ابزار را راهاندازی کرده و یاد بگیرید چگونه از آن استفاده کنید.
قیمت: با قیمت ۳۰ دلار/کاربر/ماه، MS Project بیشتر به مشتریان سازمانی اختصاص دارد.
نتیجهگیری
۶ ابزار مدیریت پروژه محبوب که در این مقاله بررسی شدهاند را میتوان به سه دسته تقسیم کرد:
سبک: استفاده آسان، اما سفارشیسازی محدود.
Trello: ابزاری است که راهاندازی آن بسیار آسان است و فرآیند کانبان که ارائه میدهد بسیار شهودی است. این ابزار برای کسانی که نیاز به تخته کانبان دارند، ابزار مناسبی است.
متوسط: ابزارهایی که بین سهولت استفاده و سفارشیسازی تعادل برقرار میکنند.
Basecamp: ابزار خوبی برای پیگیری وظایف است، اما برای توسعه Agile مناسب نیست.
Asana: ابزاری متعادل که برای بیشتر پروژههای سنتی با پیچیدگی متوسط مناسب است.
Wrike: ابزاری که سفارشیسازی بالایی دارد اما انتخاب محدودی از افزونههای شخص ثالث را ارائه میدهد.
سنگین: ابزارهای با قابلیت تنظیم بالا که ورود به آنها و نگهداری از آنها دشوارتر است.
Jira: ابزاری که با هدف توسعه Agile طراحی شده و به شما امکان میدهد فرآیندهای خود را دقیقاً تنظیم کنید. راهاندازی و نگهداری آن زمانبر است.
MS Project: دشوارترین اما در عین حال انعطافپذیرترین ابزار در این لیست است. بیشتر برای پروژههای مشابه Waterfall استفاده میشود اما به تازگی ویژگیهای Agile را اضافه کرده است تا با رقبا همگام شود.
پروژههای مختلف نیاز به ابزارهای مختلف دارند. گاهی اوقات به عنوان مدیر پروژه، قادر خواهید بود ابزاری را که میخواهید استفاده کنید، انتخاب کنید. در این موارد، مهم است که پیچیدگی پروژه را تعیین کنید و ابزاری را انتخاب کنید که با نیازهای پروژه مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است شما به شدت به Jira عادت کرده باشید، اما برای پروژههای کوتاه و ساده، Trello ممکن است گزینه بهتری باشد. Basecamp ممکن است برای تیم توسعه Agile مناسب نباشد، اما ابزار عالی برای تیم بازاریابی است که میخواهد کمی ساختار به روتینهای روزانه خود اضافه کند.
در موارد دیگر، ممکن است به تیمی بپیوندید که قبلاً از ابزار خاصی استفاده میکند. از یک سو، باید به سنتها و عادتهای طولانیمدت تیم احترام بگذارید. در عین حال، یک مدیر پروژه باید دقیقاً به ابزار مدیریت پروژه فعلی استفادهشده نگاه کرده، نقاط ضعف موجود در فرآیند را شناسایی کرده و برنامهای برای بهبود آنها ارائه دهد.
هیچ راهحل جادویی برای انتخاب بهترین ابزار مدیریت پروژه وجود ندارد و هر ابزار مزایای خاص خود را در موقعیتهای خاص دارد. ابزاری را انتخاب کنید که بهترین عملکرد را برای شما داشته باشد، اما از گزینههای دیگری که در بازار موجود است آگاه باشید.
