برای تیمها، پروژهها و سازمانهایی با اندازهها و صنایع مختلف، کمبود نرمافزارهای مدیریت پروژه وجود ندارد.
احتمالاً تیم شما از ابزارهایی مانند Excel، Microsoft Planner یا Microsoft Teams برای انجام کارهای پروژهای و غیرپروژهای استفاده میکند. با وجود گزینههای متعدد، ممکن است از خود بپرسید کدام ابزار مایکروسافت برای پروژه شما بهترین انتخاب است.
Microsoft Excel
Microsoft Excel که اولین بار در سال ۱۹۸۵ عرضه شد، توسط میلیونها نفر در سراسر جهان استفاده میشود و در دسترس تمام سازمانهایی است که از Microsoft Office بهره میبرند.
ویژگیهایی مانند فرمولها، جداول محوری (Pivot Tables) و نمودارها، Excel را به ابزاری قدرتمند برای گزارشدهی و تحلیل داده تبدیل کرده است.
محدودیتهای Microsoft Excel
هرچند Excel میتواند در مدیریت لیستهای ساده، تقسیمبندی وظایف پروژه و محاسبه نرخهای هزینه مفید باشد، اما یک ابزار اختصاصی مدیریت پروژه نیست. محدودیتهای عمده آن شامل موارد زیر است:
امکان بازنویسی آسان دادهها و فرمولها.
دشواری در پیگیری وظایف در چندین صفحه گسترده، که ریسک پروژه را افزایش میدهد.
عملکرد ضعیف در دستگاههای همراه.
ناتوانی در ویرایش همزمان فایل توسط چند نفر.
دشواری در پیدا کردن و بهروزرسانی همه اطلاعات با تغییرات پروژه.
عدم قابلیت استفاده مجدد از صفحات گسترده به عنوان قالب برای پروژههای آینده.
Microsoft Planner
Microsoft Planner که در سال ۲۰۱۶ عرضه شد، یک سیستم ساده برای مدیریت وظایف است که در بیشتر لایسنسهای Microsoft 365 برای سازمانها، دولتها و مراکز آموزشی گنجانده شده است.
Planner به تیمهای پروژه کمک میکند تا وظایف را سازماندهی و پیگیری کرده، فایلها را به اشتراک بگذارند و از طریق چت همکاری کنند. این ابزار بسیار کاربرپسند است و نیاز کمی به آموزش کاربران دارد.
ویژگیهای کلیدی Microsoft Planner
تیمهای پروژه میتوانند وظایف را به صورت تختههای Kanban مدیریت کنند که شامل اطلاعات زیر است:
مسئول یا مسئولین هر وظیفه
دستهبندی وظایف با استفاده از برچسبها
جایگاه وظیفه در «سطل» مشخص
وضعیت پیشرفت (شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده)
اولویت (خیلی فوری، کم، متوسط، بالا)
تاریخ شروع و پایان
توضیحی برای وظیفه
چکلیستی برای تقسیم وظیفه به مراحل جزئیتر
افزودن موارد مرتبط
امکان ثبت نظرات و گفتگوها
سازماندهی و مدیریت وظایف
در Planner، وظایف در قالب بُردهایی دستهبندی میشوند که این دستهبندیها میتوانند بر اساس فاز پروژه، جریان کاری (workstream) یا وضعیت انجام کار باشند. پس از ایجاد وظایف، میتوانید:
وظایف را به صورت بُرد یا تقویم (زمانبندی) مشاهده کنید.
وظایف را با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) بین سطلهای مختلف جابجا کنید تا پیشرفت کار را نشان دهید.
از گزینه «فیلتر» برای مشاهده وظایف بر اساس تاریخ سررسید یا برچسب استفاده کنید.
نمایش وظایف را بر اساس فرد مسئول، وضعیت پیشرفت، تاریخ سررسید یا برچسبها فیلتر کنید.
با افزودن Planner به عنوان یک تب در کانال مرتبط، در محیط Microsoft Teams کار کنید.
اگرچه امکان ایجاد وظایف تکرارشونده بهصورت مستقیم در قالبهای Planner وجود ندارد، اما میتوانید یک وظیفه تکراری را کپی کرده و در صورت نیاز آن را بهروزرسانی کنید.
علاوه بر این، بهسادگی میتوانید با کلیک روی گزینه «زمانبندی (Schedule)» در منوی بالای صفحه، برنامه را به صورت تقویم مشاهده کنید یا از نمودارها برای پیگیری وضعیت کلی پیشرفت کار استفاده نمایید. این قابلیت برای گزارشدهی به ذینفعان پروژه مفید بوده و با بهترین روشهای استفاده از Microsoft Planner همراستا است.
Planner یکی از برنامههای مجموعه Microsoft 365 است. هر طرح پروژه بهطور خودکار با Outlook و OneNote یکپارچه میشود و میتوان آن را برای همکاری آسانتر به SharePoint یا Teams اضافه کرد.
استفاده روزمره و بهرهوری شخصی
Microsoft Planner برای مدیریت وظایف در سطح تیمی و شخصی بسیار مناسب است. برای استفاده شخصی، میتوانید سطلهای وظایف هفتگی ایجاد کرده یا از یک لیست بکلاگ برای ثبت ایدههای جدید استفاده کنید. طراحی بصری این برنامه باعث میشود پیگیری پیشرفت در پروژهها یا مسئولیتهای مختلف آسان باشد.
موارد استفاده ایدهآل برای Microsoft Planner
Planner برای پروژههای کوچک و سبک و برای مدیران پروژه یا اعضای تیمی مناسب است که نیازی به ساختار یا راهنمایی پیچیده ندارند. با این حال، محدودیتهایی نیز دارد:
امکان ایجاد خط زمانی پروژه یا نمودار گانت وجود ندارد که مدیریت منابع را دشوار میکند.
وظایف فرعی یا چکلیستها قابل اولویتبندی نیستند. همچنین مدیریت وابستگی بین وظایف نیز دشوار است. یکی از راهحلها، شمارهگذاری آیتمهاست، اما این کار میتواند بسیار گیجکننده شود.
ثبت نظرات از طریق کارتها میتواند بینظم شود، چون همه اعضای گروه پیام را دریافت میکنند. پیامهایی که قرار بوده فقط برای یک نفر باشند ممکن است تبدیل به بحث گروهی شده و باعث حواسپرتی شود.
اعلان وظایف تنها ۲۴ ساعت قبل از موعد انجام ارسال میشود که ممکن است باعث از دست رفتن مهلتها شود.
Microsoft Teams
Microsoft Teams که در سال ۲۰۱۷ معرفی شد، ابزاری برای همکاری در محیط Microsoft 365 است و عملکردی مشابه Slack دارد. این ابزار به سازماندهی پروژهها و گفتگوها در یک مکان کمک میکند.
Teams یک فضای کاری مبتنی بر چت فراهم میکند برای ارتباط بلادرنگ، اشتراکگذاری فایلها، و همکاری در پروژهها.
ویژگیهای کلیدی Microsoft Teams
Teams برای موارد زیر ایدهآل است:
چت و پیامرسانی بلادرنگ
جلسات ویدیویی تا ۲۵۰ نفر
رویدادهای زنده برای حداکثر ۱۰,۰۰۰ نفر
تماس ابری
ذخیرهسازی اسناد
ویرایش همزمان فایلها
یکپارچگی با اپلیکیشنها و اتصالدهندههای شخص ثالث
جستجو
کانالهای عمومی یا خصوصی
قابلیتهای امنیتی و حریم خصوصی قدرتمند
مدیریت وظایف
تأییدیهها
نحوه پشتیبانی Teams از مدیریت پروژه
Teams بر پایه ساختار Office ۳۶۵ Groups ساخته شده و ابزارهای مختلف همکاری را در یک مکان گرد هم میآورد.
هر تیم در Teams شامل مجموعهای از افراد، گفتگوها، فایلها، ابزارها و کانالهایی است که هر کدام بر موضوع خاصی مانند یک پروژه تمرکز دارند.
هر تیم همچنین دارای موارد زیر است:
یک سایت تیمی در SharePoint
یک گروه Office ۳۶۵
یک دفترچه مشترک در OneNote
اگر از Microsoft ۳۶۵ استفاده میکنید، میتوانید به Teams از طریق اپلیکیشن وب یا نرمافزار دسکتاپ دسترسی پیدا کنید.
چگونه یک تیم جدید در Microsoft Teams ایجاد کنیم؟
ایجاد یک تیم جدید ساده است. مراحل زیر را دنبال کنید:
روی گزینه «Create team» زیر لیست تیمهای موجود کلیک کنید.
اطلاعات لازم را وارد کرده و مشخص کنید تیم خصوصی باشد یا عمومی.
اپلیکیشنهای Microsoft یا شخص ثالث را اضافه کنید تا اطلاعات پروژه در یک مکان متمرکز شود.
برای افزودن لینک به سایت پروژه در SharePoint ، روی آیکون «Website» در بالا کلیک کرده، فرم کوتاه را پر کنید و لینک را وارد نمایید.
لینک سایت پروژه به صورت یک تب (Tab) در Teams ظاهر خواهد شد. به این ترتیب، میتوانید عملکردها را به راحتی با چت، تماسهای ویدیویی و دیگر امکانات در Teams ترکیب کنید.
مقایسه Microsoft Teams با سایر برنامههای Microsoft ۳۶۵
Teams برای همکاری بسیار مناسب است، اما فاقد قابلیتهای کامل مدیریت پروژه میباشد. برای پیگیری وظایف یا تولید گزارش، نیاز به اپهایی مانند Planner است، که آنها نیز فاقد داشبوردها یا گزارشهای تجمیعی برای مدیریت بودجه، منابع و زمانبندی پروژهها هستند.
اطلاعات در بخشهای جداگانهای ذخیره میشوند – مانند فایلها، پوشهها و چتهای تیمی – که شناسایی ریسکها در پروژههای فردی یا در کل پورتفولیو را دشوار میکند.
با این وجود، Teams برای اشتراکگذاری فایلها، تبادل ایدهها و کاهش شلوغی ایمیلها عملکرد فوقالعادهای دارد. با پیکربندی و آموزش صحیح، میتواند به بخش ارزشمندی از ابزارهای همکاری در پروژه تبدیل شود.
برای انتخاب بهترین اپلیکیشن مدیریت پروژه در Microsoft ۳۶۵، باید نیازهای خاص پروژه، تیم و سازمان را در نظر گرفت. ابزارهایی مانند Microsoft Planner و Excel ابزارهای پایهای هستند که در بسیاری از پروژهها استفاده میشوند. Planner به عنوان یک سیستم مدیریت وظایف مبتنی بر برد کانبان، برای تیمهایی که به دنبال ابزارهای ساده و بصری هستند، مناسب است. در مقابل، Excel به دلیل امکانات تحلیل داده و گزارشگیری پیشرفته، بیشتر برای پروژههای پیچیدهتر که نیاز به محاسبات و ارزیابیهای دادهای دارند، مفید است.
اگر سازمان شما نیاز به یک راهکار جامعتری دارد که بتواند همه جنبههای مدیریت پروژه، پورتفولیو و منابع را پوشش دهد، Microsoft Teams میتواند به عنوان یک پلتفرم ارتباطی و همکاری تیمی بسیار مفید باشد، اما برای مدیریت دقیقتر پروژهها، باید با ابزارهایی مانند Planner یا Project for the Web ادغام شود. این ابزارها امکان کنترل وظایف، زمانبندی، منابع و پیگیری پیشرفت پروژهها را فراهم میکنند و میتوانند به تیمها کمک کنند تا به صورت مؤثرتر و منظمتر به اهداف پروژه برسند.
