پس از چندین تأخیر، مایکروسافت سرانجام قابلیت بحثبرانگیز ردیابی Wi-Fi در Teams را راهاندازی کرد و وعده داد شفافیت بیشتر و کنترل بهتری در اختیار کاربران قرار دهد.
سال گذشته درباره قابلیت بحثبرانگیز ردیابی در ابزار ویدئوکنفرانس مایکروسافت، یعنی Microsoft Teams، گزارش دادم. چندین گزارش حاکی از آن بود که این قابلیت میتواند مانند یک «خبرچین برای رئیس شما» عمل کند و هر زمان که به Wi-Fi شرکت متصل میشوید، موقعیت مکانی دقیق و لحظهای شما را بهطور خودکار گزارش دهد.
بااینحال، غول نرمافزاری مایکروسافت درباره این قابلیت توضیحاتی ارائه کرد و جنجالهای پیرامون نحوه عملکرد آن را تا حد زیادی برطرف کرد. مایکروسافت تأکید کرد: «این قابلیت برای تسهیل همکاری طراحی شده است، نه نظارت یا کنترل کارکنان.»
همانطور که احتمالاً متوجه شدهاید، مایکروسافت عرضه این قابلیت را چندین بار به تعویق انداخت؛ از اواسط مارس ۲۰۲۶ تا آوریل ۲۰۲۶. بااینحال، این قابلیت اکنون رسماً در Microsoft Teams برای تمامی کاربران عرضه شده است. همچنین انتظار میرود پشتیبانی گسترده از آن در Microsoft Places نیز اواخر امسال ارائه شود.
متوجه شدم که مایکروسافت نام این قابلیت را از Automatic Update of work location به workplace check-in via Wi-Fi تغییر داده است. البته این موضوع کمی خارج از بحث اصلی است، اما اگر سابقه مایکروسافت را ملاک قرار دهیم، نامگذاری قابلیتها و محصولات هیچوقت یکی از نقاط قوت این شرکت نبوده است.
مایکروسافت در یک پست وبلاگی جدید توضیح داده که این قابلیت «برای کمک به کارکنان در هماهنگی کار حضوری طراحی شده است؛ به این صورت که وقتی در محل کار حضور دارند، موقعیت محل کارشان را بهروز نگه میدارد.»
این قابلیت بر پایه سیگنالهای موجود در Microsoft 365، مانند در دسترس بودن در تقویم و وضعیت حضور در Teams، ساخته شده و به کاربران کمک میکند موقعیت محل کار خود را راحتتر بهروز نگه دارند. کارمندانی که تصمیم میگیرند این قابلیت را فعال کنند، میتوانند از طریق اتصال به شبکههای Wi-Fi مشخصشده شرکت، موقعیت محل کار خود را بهصورت خودکار بهروزرسانی کنند و دیگر نیازی به تغییر دستی وضعیت نداشته باشند.
مایکروسافت میگوید تجربه استفاده از این قابلیت مشابه قابلیت موجود ثبت حضور در محل کار از طریق تجهیزات جانبی (peripherals) است. بنابراین، میتوانید با اتصال به یک وسیله جانبی پیکربندیشده، مانند نمایشگر یا داک رومیزی، موقعیت محل کار خود را بهروز نگه دارید.
مایکروسافت همچنین اضافه کرده است: «سازمانها این قابلیت را در محیط سازمانی (Tenant) خود فعال و پیکربندی میکنند و کاربران نیز کنترل میکنند که آیا و چگونه از آن استفاده شود.»
این قابلیت دقیقاً چگونه کار میکند؟
مایکروسافت توضیح داده است: «وقتی یک کارمند در محل کار حضور دارد و لپتاپ خود را به یک شبکه سازمانی پیکربندیشده متصل میکند، قابلیت ثبت حضور در محل کار میتواند موقعیت محل کار او را برای همان روز بهروزرسانی کند؛ البته تنها زمانی که این قابلیت هم توسط سازمان و هم توسط خود کاربر فعال شده باشد.» به گفته مایکروسافت، این کار نیاز به بهروزرسانی دستی موقعیت مکانی را کاهش میدهد و در عین حال کنترل را در اختیار کارمند باقی میگذارد.
مایکروسافت میگوید این قابلیت راهی جدید برای کمک به کاربران است تا از وضعیت در دسترس بودن همکاران خود در محل کار مطلع شوند. این شرکت اضافه کرد: «Workplace check-in به بهروز نگه داشتن برنامه کاری کارمند کمک میکند و امکان ثبت حضور کارمند در یک میز رزروشده موجود را نیز فراهم میکند.» بنابراین، وقتی برنامهها تغییر میکنند یا فردی تصمیم میگیرد به دفتر بیاید، کارمندانی که استفاده از این قابلیت را انتخاب کردهاند میتوانند بدون نیاز به تغییر دستی وضعیت در هر بار، موقعیت محل کار خود را بهروزرسانی کنند.
- کنترل همچنان در اختیار کارمندان است. قابلیت ثبت حضور از طریق Wi-Fi جایگزین انتخاب کاربر برای اشتراکگذاری موقعیت محل کارش نمیشود و افراد میتوانند هر زمان تنظیمات مربوط به آن را تغییر دهند.
- اطلاعات مربوط به جابهجایی یا موقعیت مکانی کارمند در طول زمان ذخیره یا ردیابی نمیشود. موقعیت محل کار یک سیگنال لحظهای و مربوط به وضعیت فعلی است و بهعنوان سابقه تاریخی ذخیره نمیشود.
- این قابلیت فقط در محیطهای کاری اعمال میشود. این سیگنال زمانی ایجاد میشود که دستگاه از طریق کلاینت Teams به شبکههای سازمانی مشخصشده در محل کار متصل شود و خارج از این محیطها کاربردی ندارد. در غیر این صورت، اگر به یک شبکه پیکربندیشده در محل کار متصل نباشید، موقعیت شما بهصورت «Remote» (دورکاری) نمایش داده میشود.
نکته مهم این است که قابلیت Workplace Check-in با در نظر گرفتن کنترلهای سازمانی و انتخاب فردی کاربران طراحی شده است. مایکروسافت اضافه میکند: «افراد همچنان کنترل میکنند که این قابلیت روی دستگاهشان فعال باشد یا خیر. اگر تنظیمات ضروری مربوط به موقعیت مکانی خاموش باشند، Workplace Check-in via Wi-Fi صرفنظر از تنظیمات سازمان، بهصورت خودکار فعال نخواهد شد.»
بنابراین، سازمانها تصمیم میگیرند که این قابلیت را برای محیط سازمانی خود فعال کنند یا خیر. علاوه بر این، آنها میتوانند تعیین کنند که تجربه کاربر نهایی بهصورت Opt-in (فعالسازی اختیاری) یا Opt-out (فعال بودن پیشفرض با امکان غیرفعالسازی) باشد. کاربران نیز هر زمان که بخواهند میتوانند تنظیمات خود را تغییر دهند و موقعیت محل کارشان را بهصورت دستی تعیین یا موقعیت ثبتشده را تغییر دهند.
سوالات متداول
آیا Teams موقعیت دقیق من را بهصورت دائمی ردیابی میکند؟
خیر. طبق توضیحات مایکروسافت، این قابلیت یک سیگنال لحظهای برای مشخص کردن محل کار فعلی است و تاریخچهای از رفتوآمد یا موقعیت مکانی کاربر ذخیره نمیکند.
آیا کاربر میتواند این قابلیت را غیرفعال کند؟
بله. کاربران میتوانند در تنظیمات Teams قابلیت Workplace Check-in را فعال یا غیرفعال کنند. همچنین برای استفاده از آن، رضایت کاربر برای دسترسی Teams به Location API سیستمعامل موردنیاز است.
آیا شرکت میتواند این قابلیت را برای کارکنان فعال کند؟
بله. مدیران سازمان میتوانند این قابلیت را در محیط سازمانی خود پیکربندی کنند و حتی تعیین کنند که تجربه کاربر به شکل فعالسازی اختیاری یا غیرفعالسازی اختیاری باشد.
اگر به Wi-Fi شرکت متصل نباشم چه اتفاقی میافتد؟
در چنین شرایطی، Workplace Check-in از طریق Wi-Fi فعال نمیشود و موقعیت محل کار شما بهعنوان Remote نمایش داده خواهد شد.
هدف اصلی این قابلیت چیست؟
مایکروسافت میگوید هدف آن کمک به هماهنگی کار حضوری، بهروز نگه داشتن محل کار کارکنان و اطلاع بهتر همکاران از محل حضور یکدیگر است، نه نظارت یا کنترل کارکنان.
بازگشت ردیابی Wi-Fi در Teams با حریم خصوصی بهتر
مایکروسافت سرانجام پس از چند بار تأخیر، قابلیت Workplace Check-in via Wi-Fi را در Microsoft Teams بهصورت عمومی عرضه کرده است. این قابلیت با اتصال لپتاپ کاربر به شبکه Wi-Fi سازمان، میتواند موقعیت محل کار او را برای همان روز بهطور خودکار بهروزرسانی کند؛ هدف مایکروسافت از این ویژگی، سادهتر کردن هماهنگی برای کار حضوری و اطلاع از محل حضور همکاران عنوان شده است. این قابلیت در ابتدا به دلیل نگرانی از تبدیل شدن Teams به ابزاری برای نظارت کارکنان با انتقادهای زیادی روبهرو شد، اما مایکروسافت اکنون تأکید میکند که کنترل بیشتری در اختیار سازمانها و خود کاربران قرار گرفته است.
از نظر حریم خصوصی، مایکروسافت میگوید این قابلیت ردیابی دائمی موقعیت مکانی نیست و اطلاعات مربوط به جابهجایی یا موقعیت کاربر در طول زمان بهعنوان داده تاریخی ذخیره نمیشود. فعالسازی آن نیز به تنظیمات سازمان و انتخاب کاربر بستگی دارد و کاربران میتوانند هر زمان قابلیت را فعال یا غیرفعال کنند. همچنین Workplace Check-in فقط در محیط کاری و هنگام اتصال به شبکههای سازمانی تعریفشده عمل میکند؛ در صورت نبود چنین اتصالی، وضعیت محل کار کاربر «Remote» نمایش داده میشود.
