بزرگترین اشتباهات هنگام استقرار Microsoft ۳۶۵

راه‌اندازی Microsoft 365 می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها یک تغییر اساسی باشد. مجموعه وسیعی از ابزارهای قدرتمند آن می‌تواند به افزایش همکاری، ارتباطات و بهره‌وری کمک کند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها با مشکلات رایجی روبرو می‌شوند که می‌تواند منجر به آسیب‌پذیری‌های امنیتی، پذیرش ضعیف کاربران و دردسرهای غیرضروری شود. از غفلت در مورد الزامات انطباق گرفته تا دست کم گرفتن نیازهای آموزشی، این اشتباهات می‌توانند فرآیند استقرار را کند کرده و ارزش سرمایه‌گذاری شما را کاهش دهند. در این بلاگ، اشتباهات رایجی که شرکت‌ها هنگام راه‌اندازی Microsoft 365 مرتکب می‌شوند و چگونگی جلوگیری از آنها را بررسی خواهیم کرد.

پیکربندی نادرست تنظیمات امنیتی

اولین مشکل رایجی که بررسی خواهیم کرد، پیکربندی نادرست تنظیمات امنیتی است. این اشتباه می‌تواند آسیب‌پذیری‌های قابل توجهی ایجاد کند که اطلاعات شما را در معرض خطر قرار دهد. نمونه‌های رایج این اشتباهات شامل غیرفعال بودن احراز هویت چندعاملی، اختصاص دادن نقش‌های مدیریت به تعداد زیادی از کاربران و غیرفعال بودن هشدارهای امنیتی است. برای جلوگیری از این مشکلات، لازم است که تنظیمات امنیتی به درستی پیکربندی شوند تا اطلاعات شما امن بماند و الزامات امنیتی مرتبط با صنعت شما رعایت شود. همچنین، نظارت مداوم بر اطلاعات و رسیدگی به هشدارهای امنیتی به سرعت می‌تواند از بروز مشکلات جلوگیری کند.

نادیده گرفتن آموزش کارکنان

مهاجرت به Office 365 برای بسیاری از سازمان‌ها یک فرآیند آسان است به دلیل وجود ابزارهای مهاجرت هوشمند Tenant به Tenant Office 365. اما مشکل واقعی پس از مهاجرت آغاز می‌شود، زمانی که کارکنان نمی‌فهمند چگونه از پلتفرم جدید استفاده کنند. بدون تجربه قبلی، ممکن است برای همه چالش‌برانگیز باشد که ابزارهای یکپارچه‌شده با طرح Office 365 خود را امتحان کنند که در نهایت منجر به کاهش مشارکت کارکنان می‌شود.

برای بهره‌برداری حداکثری از Office 365، ضروری است که کارکنان شما به محیط جدید عادت کنند. شما نمی‌توانید فقط زیرساخت جدیدی را در سازمان خود راه‌اندازی کنید و از آنها انتظار داشته باشید که آن را بپذیرند. یک استقرار موفق Office 365 تنها زمانی کار می‌کند که به کاربران نهایی آموزش دهید که چگونه از آن استفاده کنند.

بنابراین، قبل از استقرار Office 365، به کارکنان خود در مورد ویژگی‌ها و عملکردهای آن اطلاع دهید و اگر امکان‌پذیر است، آنها را در استفاده از آن آموزش دهید. خوب است که آموزش را به هر فرد در سازمان خود ندهید؛ چند نفر را آموزش دهید و سپس از آنها بخواهید که به سایر همکاران کمک کنند.

عدم آمادگی قبل از مهاجرت

مهاجرت به Office 365 باید یک تصمیم مشترک از سوی همه افراد درگیر در آن باشد. در غیر این صورت، بسیاری از تعارض‌ها بین ذینفعان مختلف ایجاد خواهد شد.

از روزی که تصمیم به مهاجرت به Office 365 می‌گیرید، یک جلسه با ذینفعان، اعضای تیم و گروه‌های خود ترتیب دهید تا برای مهاجرت آماده شوید. یک چک‌لیست تهیه کنید که مزایا و خطرات عمده در مهاجرت به Office 365/Microsoft 365 را نشان دهد. با کمک این چک‌لیست، می‌توانید استراتژی مهاجرت داده‌ها را تعریف کرده، بودجه را برآورد کنید، جدول زمانی ایجاد کنید و آموزش‌های لازم برای کارکنانی که پس از استقرار از Office 365 استفاده خواهند کرد، سازماندهی کنید.

مهاجرت داده‌ها به طور عجولانه

آخرین چیزی که هر مالک کسب‌وکار پس از راه‌اندازی Office 365 می‌خواهد، از دست دادن داده‌های خود است. اگر مهاجرت داده‌ها به Office 365 به درستی برنامه‌ریزی نشود، می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند که به از دست رفتن داده‌ها منجر شود. به عنوان مثال، اگر از سرور Exchange داخلی به Office 365 مهاجرت می‌کنید، ابتدا باید مشخص کنید که کدام داده‌ها را می‌خواهید منتقل کنید و این انتقال چه تأثیری بر سازمان خواهد داشت.

نیاز نیست که همه داده‌ها را یک‌جا مهاجرت کنید؛ می‌توانید به آرامی شروع کنید. به عنوان مثال، می‌توانید انتقال فایل‌ها به OneDrive for Business را آغاز کنید، یا از Microsoft Office Groups و Microsoft Teams برای همکاری و درک بهتر از محیط Office 365 استفاده کنید.

اگر به آرامی شروع کنید، قادر خواهید بود مکان دقیق انتقال داده‌ها را تعریف کنید. همچنین، این کار خطر از دست دادن یا مفقود شدن داده‌های حیاتی شما را از بین می‌برد. روش‌های مختلفی برای مهاجرت به Office 365 وجود دارد. بنابراین، قبل از مهاجرت تمام داده‌ها یک‌جا، استراتژی مناسبی در ذهن داشته باشید.

انتخاب روش‌های ناسازگار برای مهاجرت داده‌ها

واضح است که ابتدا سعی می‌کنید از روش‌های دستی برای مهاجرت داده‌ها به Office 365 استفاده کنید زیرا رایگان هستند. با این حال، این روش‌ها محدودیت‌هایی دارند، به عنوان مثال اگر مهاجرت به درستی انجام نشود، می‌تواند به فساد داده‌ها منجر شود، زیرا روش‌های دستی پیچیده هستند.

استفاده از روش‌های دستی برای مهاجرت به Office 365 نیاز به تخصص فنی و آشنایی با محیط Office 365 دارد. بنابراین، کسب‌وکارهایی که در حال راه‌اندازی Office 365 هستند، اغلب از یک ابزار مهاجرت Tenant به Tenant شخص ثالث کمک می‌گیرند تا فرآیند مهاجرت را انجام دهند. ابزار Kernel Office 365 Migration بهترین و پیشرفته‌ترین ویژگی‌ها را برای مهاجرت داده‌ها بدون هیچ‌گونه مشکل از دست دادن یا فساد داده‌ها فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد یک نقشه‌برداری سریع بین منبع و مقصد انجام دهید و داده‌های بی‌شماری از Mailboxهای Office 365 را با حفظ ساختار پوشه‌ها منتقل کنید.

غفلت از الزامات حکمرانی و انطباق

غفلت از الزامات انطباق می‌تواند منجر به خطرات جدی مانند جریمه‌ها، نقض داده‌ها و آسیب به شهرت شود. عدم رعایت این الزامات نه تنها برای سازمان شما بد به نظر می‌رسد، بلکه می‌تواند پیامدهایی به همراه داشته باشد که در غیر این صورت قابل پیشگیری هستند. برای مثال، در یک سازمان مالی، الزامات انطباق با نهادهای نظارتی مانند SEC و FINRA وجود دارد. در یک مورد، یک کارمند سابق یک راز تجاری را با شخص خارجی به اشتراک گذاشته بود. پس از اطلاع از این موضوع، FINRA درخواست بررسی سوابق مشتری را داد تا اطمینان حاصل کند که هیچ اقدام غیرقانونی انجام نشده است.

هنگامی که یک نهاد نظارتی مانند FINRA چنین درخواستی ارسال می‌کند، ضروری است که اطلاعات را به سرعت و به‌طور دقیق ارائه دهید تا از جریمه شدن جلوگیری شود. خوشبختانه، ویژگی‌های موجود در Microsoft 365 یافتن این اطلاعات را تسهیل می‌کند، به شرطی که بدانید چگونه جستجو کنید. متخصصان می‌توانند این داده‌ها را به موقع استخراج کرده و به شما کمک کنند تا دسترسی به آن‌ها در آینده آسان‌تر شود. همچنین، اطمینان حاصل می‌شود که درخواست‌ها به‌درستی تنظیم شده و با مجوزهای مناسب برای جلوگیری از نقض‌های انطباقی انجام می‌شود. هم‌راستاسازی پیکربندی‌های فنی با الزامات انطباق، یک روش متداول در این فرآیند است.

برنامه‌ریزی ناکافی برای مهاجرت داده‌ها

زمانی که داده‌ها مهاجرت می‌شوند، برنامه‌ریزی صحیح ضروری است، زیرا در غیر این صورت ممکن است در فرآیند مهاجرت داده‌ها را از دست بدهید. کارشناسان ما تجربه گسترده‌ای در زمینه مهاجرت از ابزارهایی مانند Exchange داخلی و Google Workspace به Microsoft 365 دارند. معمولاً هزینه‌ها و زمان لازم برای مهاجرت را بر اساس حجم داده‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای مهاجرت تخمین می‌زنیم. علاوه بر این تخمین‌ها، به مشتری کمک می‌کنیم تا یک طرح بازگشت (rollback plan) تهیه کند، برای مواقعی که مهاجرت به درستی انجام نشود یا مشتری به هر دلیلی تصمیم به متوقف کردن مهاجرت بگیرد. برای کمک به تهیه تخمین‌ها، ما چندین آزمایش خشک (dry run) انجام می‌دهیم تا اطمینان حاصل کنیم که زمان پیش‌بینی شده برای توقف سیستم (downtime) به دقت ممکن است. پس از انجام تمامی این آزمایش‌ها و تخمین‌ها، قادر خواهیم بود مهاجرتی موفقیت‌آمیز انجام دهیم.

دست کم گرفتن نیازها و هزینه‌های مجوزها

دست کم گرفتن نیازها و هزینه‌های مجوزها با برنامه‌ریزی ضعیف مهاجرت ارتباط مستقیم دارد. اگر شما برای کمتر از آنچه که شرکتتان نیاز دارد آماده شوید، این می‌تواند منجر به مدیریت نادرست داده‌ها و کمبود فضای ذخیره‌سازی مناسب شود. علاوه بر این، سازمان‌ها باید برای هزینه‌های مدیریت در Microsoft 365 از جمله برآورد مقیاس‌پذیری آماده باشند. اگر شرکتشان رشد کند، باید برای هزینه‌های مربوط به تأمین این نیازهای جدید آماده شوند.

در حالی که SPK می‌تواند به تخمین هزینه‌ها کمک کند، همچنین اطمینان می‌دهیم که مشتریان ما تمام ادغام‌های شخص ثالث را در نظر بگیرند. مهاجرت این ادغام‌ها معمولاً می‌تواند هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد که ممکن است نادیده گرفته شوند. اگر شرکت در حال رشد است، ما می‌توانیم هزینه‌های فعلی را برآورد کرده و پیش‌بینی کنیم که چه هزینه‌هایی در آینده ممکن است برای آنها ایجاد شود. این شامل تغییرات بالقوه در مجوزها نیز می‌شود. به عنوان یک ارائه‌دهنده خدمات مدیریت‌شده، اگر مشتریان ما به طور مداوم با ما همکاری کنند، می‌توانیم تمام این تغییرات مقیاس‌پذیری را برای آنها مدیریت کنیم. اگر به جای آن، مشتری بخواهد از خدمات ما برای یک مهاجرت یک‌بار استفاده کند، ما می‌توانیم اطلاعات لازم برای آینده را در اختیارشان قرار دهیم.

عدم سفارشی‌سازی و بهینه‌سازی ویژگی‌ها برای نیازهای تجاری

عدم بهینه‌سازی ویژگی‌ها برای نیازهای خاص کسب‌وکار شما در نهایت منجر به شیوه‌های تجاری ناکارآمد می‌شود. سفارشی‌سازی ابزارها به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر کار کنید و در نتیجه می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید. ارائه‌دهندگان خدمات مدیریت‌شده مانند SPK در اطمینان از اینکه نیازهای در حال تحول کسب‌وکار مشتریان ما همیشه با ابزارها، ویژگی‌ها و سفارشی‌سازی‌های مناسب برآورده می‌شود، مهارت دارند. در حالی که ما می‌توانیم به پیکربندی Microsoft 365 هنگام راه‌اندازی اولیه کمک کنیم، استفاده از خدمات مدیریت‌شده ما به ما این امکان را می‌دهد که به طور مداوم ابزارها را با توجه به نیازهای آن‌ها تطبیق دهیم.

بازیابی از فاجعه (Disaster Recovery)

اگرچه هیچ‌کس دوست ندارد به فاجعه‌ای که داده‌هایشان را خراب می‌کند فکر کند، اما همیشه بهترین کار این است که یک طرح بازیابی داشته باشید. اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، با خطر از دست دادن داده‌های حیاتی و ناتوانی در بازیابی آن‌ها روبرو می‌شوید. SPK تجربه طراحی یک طرح بازیابی مناسب برای مشتریان خود را دارد. ما همیشه توصیه می‌کنیم که یک راه‌حل پشتیبان‌گیری از شخص ثالث مانند AFI.ai را پیاده‌سازی کنید. اگر به هر دلیلی یک مرکز داده آفلاین شود یا یک کاربر به طور تصادفی داده‌ها را حذف کند، این ابزار راهی برای بازیابی آن فراهم می‌کند.

آیا آماده‌اید تا Microsoft 365 را به‌طور موفقیت‌آمیز راه‌اندازی کنید؟

راه‌اندازی Microsoft 365 می‌تواند نحوه عملکرد کسب‌وکار شما را متحول کند. با این حال، بدون استراتژی صحیح، ممکن است خطرات امنیتی، چالش‌های انطباق و ناکارآمدی‌هایی را به همراه داشته باشد. چه به بهینه‌سازی مجوزها نیاز داشته باشید، داده‌ها را مهاجرت کنید یا از انطباق قانونی اطمینان حاصل کنید، SPK و همکاران دارای تخصص لازم برای راهنمایی شما در یک استقرار امن و بی‌وقفه هستند. اجازه ندهید اشتباهات رایج باعث کندی پذیرش Microsoft 365 شما شود. امروز با کارشناسان ما تماس بگیرید تا راه‌حلی سفارشی برای نیازهای کسب‌وکار شما ایجاد کنید. بیایید یک محیط امن، انطباقی و مقیاس‌پذیر برای سازمان شما بسازیم.

در فرآیند استقرار Office 365، بسیاری از سازمان‌ها ممکن است با اشتباهات رایجی روبه‌رو شوند که می‌تواند تاثیرات منفی بر روی بهره‌وری و امنیت آن‌ها داشته باشد. برخی از این اشتباهات شامل عدم آموزش کافی به کارکنان، عدم آمادگی قبل از مهاجرت داده‌ها، انتخاب روش‌های مهاجرت نادرست و نادیده گرفتن نیازهای مجوز و هزینه‌ها هستند.

برای اجتناب از این مشکلات، ضروری است که قبل از مهاجرت به Office 365، سازمان‌ها یک برنامه‌ریزی دقیق انجام دهند. این برنامه‌ریزی باید شامل ارزیابی نیازهای آموزشی، استراتژی‌های مهاجرت مناسب، انتخاب ابزارهای صحیح برای انتقال داده‌ها و بررسی دقیق نیازهای مجوز و هزینه‌ها باشد. همچنین، برای مقابله با خطرات احتمالی، داشتن یک برنامه بازیابی از داده‌ها نیز ضروری است.

در نهایت، با توجه به این موارد، سازمان‌ها می‌توانند از تمام مزایای Office 365 بهره‌برداری کرده و از مشکلات رایج جلوگیری کنند.

جست و جو

جدید ترین مقالات

مطالب پیشنهادی

ما به عنوان نماینده رسمی IT Researches (شرکت سهامی خاص رایان نت) در ایران، ارائه دهنده انحصاری محصولات اورجینال مایکروسافت هستیم. دفتر ما در لندن، با نام تجاری Talee، همچنین شریک رسمی مایکروسافت در بریتانیا به شماره همکاری: ۴۵۶۰۰۶۲ است. تخصص و تعهد ما به کیفیت، ما را به منبع قابل اعتمادی برای محصولات مایکروسافت در منطقه تبدیل کرده است.