مایکروسافت تیمها همچنان نحوه همکاری و کار موثر در محیطهای هیبریدی و از راه دور را بازتعریف میکند. با بهروزرسانیهای سال ۲۰۲۵، تیمها مجموعهای از ویژگیهای جدید را معرفی میکند که با هدف بهبود بهرهوری از طریق سادهسازی جریان کار، تقویت همکاری و صرفهجویی در زمان طراحی شدهاند. در اینجا ۵ ویژگی برتر آمده است که وعده دارند تاثیر واقعی بر کارآیی محیط کار داشته باشند.
✅خلاصه فایل Co-pilot در چت
تصور کنید که بتوانید قدرت هوش مصنوعی را برای خلاصهسازی اسناد به اشتراکگذاشتهشده مستقیماً در پنجره چت خود داشته باشید. ویژگی خلاصه فایل Co-pilot در چت این رؤیا را به حقیقت میپیوندد و به کاربران این امکان را میدهد که اسناد پیچیده را بدون ترک تیمها به سرعت هضم کنند.
چرا بهرهوری را افزایش میدهد:
دسترسی سریع به بینشها: به جای جستجوی گزارشها یا ارائههای طولانی، کاربران خلاصههای مختصر و مبتنی بر هوش مصنوعی را در دسترس دارند.
همکاری یکپارچه: اعضای تیم میتوانند سریعتر روی نکات کلیدی همراستا شوند و راه را برای بحثهای مفیدتر هموار کنند.
تمرکز بیشتر: با صرف زمان کمتر در میان اپلیکیشنها، تیمها میتوانند بیشتر روی تصمیمگیری و حل مسئله تمرکز کنند.
این ویژگی بهویژه برای حرفهایهای شلوغ که بین چندین جلسه و وظیفه در حال جابجایی هستند، ارزشمند است و به ابزاری ضروری برای سادهسازی جریان کار تبدیل میشود.
دسترسپذیری: پیشنمایش عمومی در اوایل ۲۰۲۵.
✅تجربه یکپارچه چت و کانالها
در شلوغی روز کاری، جابجایی بین چتها، مکالمات گروهی و بحثهای کانالی ممکن است مانند یک معما به نظر برسد. تجربه جدید یکپارچه چت و کانالها این نقطه درد را با ترکیب این عناصر در یک رابط کاربری واحد و منسجم از بین میبرد.
چرا بهرهوری را افزایش میدهد:
ارتباط سادهشده: همهچیزهایی که نیاز دارید—چتهای تکبهتک، مکالمات گروهی و رشتههای کانال—در یک مکان در دسترس است.
ناوبری کارآمدتر: فیلتر جدید ناوبری در سمت چپ فرآیند یافتن چتها یا کانالهای خاص را ساده میکند.
چندوظیفگی سریعتر: نمای یکپارچه بار شناختی را کاهش میدهد و به کاربران این امکان را میدهد که به راحتی بین زمینهها جابجا شوند.
این بهبود، تیمها را به یک مرکز متمرکز برای تمام ارتباطات تبدیل میکند و دقیقههای ارزشمندی را که در طول روز کاری جمع میشود، صرفهجویی میکند.
دسترسپذیری: پیشنمایش عمومی در حال حاضر موجود است.
✅یکپارچهسازی فضای کاری Loop با کانالهای Teams
همکاری اغلب نیاز به جابجایی بین ابزارهای مختلف دارد که میتواند تمرکز و شتاب را مختل کند. با یکپارچهسازی فضای کاری Loop مستقیماً در کانالهای Teams، مایکروسافت محیطی یکپارچه برای کارهای همکاری فراهم میکند.
چرا بهرهوری را افزایش میدهد:
همکاری متمرکز: اعضای تیم میتوانند اسناد را بهطور مشترک ایجاد کنند، ایدهها را بررسی کنند و پیشرفت پروژه را بدون ترک کانال پیگیری کنند.
بهروزرسانیهای آنی: هر تغییری که در فضای کاری Loop ایجاد شود، بلافاصله منعکس میشود و همه را همراستا نگه میدارد.
سادگی استفاده: دیگر نیازی به استفاده از اپلیکیشنهای مختلف نیست—همهچیز در داخل Teams در دسترس است.
این ویژگی همکاری روانتری را تسهیل میکند و اطمینان حاصل میکند که پروژهها در مسیر خود باقی میمانند و اعضای تیم همزمان با یکدیگر کار میکنند.
دسترسپذیری: در دسترس عموم (GA) از اوایل ۲۰۲۵.
✅Microsoft Places
کار hybrid (ترکیبی) به یک استاندارد تبدیل شده است، اما مدیریت روزهای حضور در دفتر و فضاهای کاری مشترک میتواند چالشبرانگیز باشد. Microsoft Places یک پلتفرم مدیریت کارهای ترکیبی در داخل Microsoft 365 است که به سازمانها کمک میکند تا محیطهای کاری ترکیبی را بهطور کارآمد هماهنگ کنند. این پلتفرم برنامهریزی روزهای حضور در دفتر، بهینهسازی استفاده از فضاهای کاری و بهبود همکاری تیمها را برای کارهای ترکیبی از راه دور و حضوری تسهیل میکند.
چرا بهرهوری را افزایش میدهد:
مدیریت هوشمندانه فضاها: ویژگیهایی مانند میز داغ و رزرو فضاهای کاری، روزهای حضور در دفتر را کارآمدتر میسازد.
همکاری تقویتشده: تیمها میتوانند روزهای حضور خود در دفتر را برنامهریزی کنند و این امر به افزایش طوفان فکری و همکاری چهرهبهچهره کمک میکند.
یکپارچگی بدون درز: در دسترس بودن در اشتراکهای تجاری مایکروسافت، که پذیرش آن را بدون هزینه اضافی آسان میکند.
با پر کردن فاصله بین کار از راه دور و کار حضوری، Microsoft Places به سازمانها کمک میکند تا بیشترین بهره را از تنظیمات ترکیبی خود ببرند.
دسترسپذیری: شامل اشتراکهای تجاری.
✅یکپارچهسازی SMS با Microsoft Bookings
مدیریت زمان برای بهرهوری بسیار مهم است، بهویژه زمانی که با ملاقاتها و برنامهریزیها سر و کار داریم. یکپارچهسازی SMS با Microsoft Bookings یک لایه از راحتی را با ارسال یادآوریهای خودکار به کاربران از طریق پیامک اضافه میکند.
چرا بهرهوری را افزایش میدهد:
کاهش عدم حضور: یادآوریهای خودکار اطمینان میدهند که شرکتکنندگان مطلع و آماده هستند.
ارتباط بهبود یافته: اعلانهای SMS به سرعت به کاربران میرسند و از شلوغی صندوقهای ورودی ایمیل عبور میکنند.
برنامهریزی سادهشده: ایدهآل برای نقشهای مرتبط با مشتری یا هماهنگی تیم داخلی، این ویژگی مدیریت قرار ملاقاتها را ساده میکند.
چه ملاقات با مشتری باشد، چه چکاین داخلی، این ویژگی اطمینان میدهد که همه در زمان خود باقی بمانند و اختلالات را به حداقل میرساند و کارآیی را به حداکثر میرساند.
دسترسپذیری: GA از امروز.
بهروزرسانیهای ۲۰۲۵ برای مایکروسافت تیمها نشاندهنده تعهد مایکروسافت به تحولی در محل کار مدرن است. ویژگیهایی مانند خلاصه فایل Co-pilot، فضاهای کاری Loop و چت یکپارچه همکاری را سادهتر میکنند، در حالی که ابزارهایی مانند Microsoft Places و یادآوریهای SMS بهرهوری را در محیطهای کاری ترکیبی و از راه دور بهبود میبخشند. این نوآوریها برای صرفهجویی در زمان، کاهش اصطکاک و توانمندسازی تیمها برای کار هوشمندانهتر و نه سختتر طراحی شدهاند.
ویوا اینسایتس | چیست و چه فوایدی دارد؟
ویوا تاپیکز در تاریخ ۲۲ فوریه ۲۰۲۵ بازنشسته خواهد شد و از ۲۲ فوریه ۲۰۲۴ توسعه ویژگیهای جدید آن متوقف شده است، به دلیل تمرکز مایکروسافت بر روی Copilot.
هر روزی که شما به محل کار میروید، چه به صورت مجازی و چه در دفتر، دادههایی را منتشر میکنید. و بهطور خوب یا بد، فناوری معمولاً این دادهها را ضبط میکند. الگوهای کاری، عادات و تمایلات شما بینشهای ارزشمندی هستند که میتوان آنها را تجزیه و تحلیل کرد تا نحوه کار شما بهبود یابد. با این حال، دادهها بیمعنی هستند مگر اینکه نرمافزار مناسبی برای درک آنها داشته باشید. اینجا است که مایکروسافت ویوا اینسایتس وارد میشود. ویوا اینسایتس یکی از ماژولهای مایکروسافت ویوا است، پلتفرم تجربه کارکنان که برای توانمندسازی کارکنان به صورت دورکاری طراحی شده است. ویوا اینسایتس برای بهبود بهرهوری و رفاه با بینشها و توصیههای مبتنی بر داده و حفاظتشده از حریم خصوصی در داخل مایکروسافت تیمز ایجاد شده است.
همانطور که ذکر کردیم، ویوا اینسایتس بخشی از مجموعه مایکروسافت ویوا است که شامل ویوا لرنینگز، ویوا تاپیکز و ویوا کانکشنز میشود.
بیایید کمی بیشتر در مورد ویوا اینسایتس صحبت کنیم. ویوا اینسایتس آمار و دادهها را هنگام کار شما جمعآوری میکند، این اطلاعات را تجزیه و تحلیل میکند و سپس توصیههایی برای کمک به اعضای تیم برای استفاده مؤثرتر از زمان خود ارائه میدهد. همچنین هدف آن بهبود بهرهوری و رفاه است.
این سیستم بر اساس مایآنالیتیکس و ورکپلیس آنالیتیکس ساخته شده تا به شما کمک کند تجربیات جدیدی را کشف کنید. سه عنصر اصلی و مزیت ویوا اینسایتس عبارتند از:
بهبود رفاه کارکنان
درک مشارکت کارکنان
تجزیه و تحلیل دادههای مشارکت
مزایای ویوا اینسایتس
بهبود رفاه کارکنان
ویوا اینسایتس به شما توصیههایی میدهد تا موانع مرتبط با کار از راه دور را کاهش دهید. این ابزار تضمین میکند که کارکنان شما بتوانند بهطور موفقیتآمیزی تعادل میان رفاه و بهرهوری را برقرار کنند. در داشبورد، کارکنان میتوانند ثبت کنند که در طول روز یا هفته چه احساسی دارند. این اطلاعات میتواند برای مدیران ارزشمند باشد تا رفاه کارکنان خود را محافظت کنند و اطمینان حاصل کنند که در معرض خستگی شغلی قرار ندارند. این سیستم همچنین ویژگیهای اضافی زیادی دارد. کارکنان میتوانند یک “کموت مجازی” در ویوا اینسایتس راهاندازی کنند تا به آنها کمک کند روز خود را بهطور آرامشبخش پایان دهند. همچنین بررسیهای خودکار برای کارکنان وجود دارد تا لحظهای از روز خود را متوقف کرده و در مورد آن تأمل کنند، و ویوا اینسایتس با اپلیکیشن Headspace یکپارچه شده است که کارکنان میتوانند از آن برای مدیتیشن و تجربههای ذهنی استفاده کنند. زمانی که کارکنان شما خوشحال هستند، بهرهوری بهطور طبیعی افزایش مییابد – و این یکی از مزایای ویوا اینسایتس است.
درک مشارکت کارکنان
کارمندانی که احساس تعلق قوی دارند، بیشتر احتمال دارد که کار باکیفیت تولید کنند. در ویوا اینسایتس یکی از روشهایی که میتوانید مشارکت کارکنان را درک کنید، مشاهده تعداد ملاقاتهای یکبهیک هر کارمند با مدیر خود است؛ این یک روش ساده برای ایجاد حس مشارکت در کارکنان است. ویوا اینسایتس همچنین صفحهای به نام “سازمان من” دارد که دادههای همکاری را نمایش میدهد و نکات مفیدی برای تقویت مشارکت فراهم میکند. هنگام کار از راه دور، نگه داشتن کارکنان درگیر میتواند چالشبرانگیز باشد و توانایی درک مشارکت کارکنان یک مزیت بزرگ برای هر سازمان است.
تجزیه و تحلیل دادههای مشارکت
ویوا اینسایتس گزینههایی را برای مشاهده دادههای مشارکت کارکنان و درک آنها به شما میدهد. بهعنوان مثال، شما میتوانید ببینید که کارکنان شما چقدر زمان را در جلسات میگذرانند یا در کدام ساعات روز بیشتر مشغول به کار هستند. ویوا اینسایتس همچنین اطلاعاتی از تقویم و موارد OneDrive را در فرآیند تجزیه و تحلیل جمعآوری خواهد کرد. با کسب این بینشها، شما قادر خواهید بود تغییرات لازم در کسبوکار خود را اعمال کنید تا بهرهوری خود را بهبود دهید.
ویژگیهای ویوا اینسایتس
ویوا اینسایتس سه نوع اصلی از بینشها را ارائه میدهد: بینشهای شخصی، بینشهای مدیر و رهبر و بینشهای پیشرفته.
بینشهای شخصی
بینشهای شخصی، بینشهایی هستند که خصوصی برای شما بوده و فقط خود شما قادر به مشاهده آنها هستید. این بینشها ممکن است از طریق ایمیل در Outlook، در مایکروسافت تیمز یا داشبورد شخصی مایآنالیتیکس شما ظاهر شوند. آنها اطلاعاتی در مورد نحوه کار فعلی شما ارائه میدهند و توصیههایی برای بهبود عملکرد شما دارند. برخی از توصیههای رایج عبارتند از اختصاص زمان برای استراحتهای منظم، انجام کارهای متمرکز و یادگیری برای افزایش بهرهوری.
بینشهای مدیر و رهبر
بینشهای مدیر و رهبر اطلاعات بیشتری در مورد بهرهوری تیمها ارائه میدهند؛ بنابراین، این بینشها برای افرادی که در موقعیتهای مدیریتی هستند، ارزشمند هستند. این بینشها عمدتاً بر ارائه دیدگاهی از الگوهای کاری کارکنان تمرکز دارند. کار بیش از حد میتواند به خستگی شغلی و استرس منجر شود که هر دو برای بهرهوری و رفاه مناسب نیستند. داشتن بینشهای مدیر و رهبر به جلوگیری از این مشکلات کمک میکند. برخی از الگوهای کاری که این بینشها شناسایی میکنند عبارتند از کار پس از ساعات اداری، بار زیاد جلسات و کمبود زمان متمرکز برای انجام کارها.
بینشهای پیشرفته
بینشهای پیشرفته گزینهای عالی برای پاسخ به سوالات بحرانی در مورد تابآوری سازمانی و فرهنگ کاری شما هستند. این بینشها فرصتهایی را نشان میدهند که در آنها تغییر در فرآیند میتواند نتایج تجاری را بهبود بخشد. برخی از نتایج رایج این بینشها عبارتند از افزایش چابکی سازمانی، تقویت مشارکت کارکنان، بهبود چابکی و ایجاد نوآوری.
حریم خصوصی دادهها
ویوا اینسایتس دادههای شما را جمعآوری و تجزیه و تحلیل میکند، در حالی که اطمینان حاصل میکند که این دادهها خصوصی نگه داشته شده و در این روند محافظت میشوند. این سیستم با قوانین GDPR تطابق دارد و امنیت صندوق پستی با ذخیرهسازی بینشها در Exchange Online Mailbox شما را تضمین میکند. هر بینشی که دریافت میکنید، خصوصی برای شما است.
گزینههای اضافی در اپلیکیشن
ویوا اینسایتس به راحتی از طریق مایکروسافت تیمز در دسترس است. این اپلیکیشن گزینههای مختلفی برای استفاده دارد:
در ارتباط بمانید – از ویژگیهایی مانند پیشنهادات هوش مصنوعی برای وظایف و کمک به جلسات برای همکاری با همکاران خود استفاده کنید.
زمان را محافظت کنید – زمان بیشتری برای از بین بردن حواسپرتیها، متوقف کردن چندوظیفهای و تمرکز بر اولویتهای اصلی خود پیدا کنید.
تحسین ارسال کنید – تحسین خود را برای کارکنان و همکاران خود ارسال کنید، چه در چت خصوصی و چه در مکالمه کانالهای تیمز.
تفکر – لحظهای برای بررسی احساسات خود و تأمل در مورد اینکه چگونه احساس میکنید، اختصاص دهید.
Headspace – یک مدیتیشن راهنمایی شده از Headspace تجربه کنید.
استراحت کنید – در طول روز کاری خود یک “استراحت تنفسی” یک دقیقهای انجام دهید.
کموت مجازی شروع کنید – بهطور ذهنی روز کاری خود را به پایان برسانید.
استفاده از مایکروسافت To-Do – برای انجام یک وظیفه از فهرست کارهای خود اقدام کنید.
دسترسی به ویوا اینسایتس کجا است؟
آسانترین راه برای دسترسی به ویوا اینسایتس از طریق مایکروسافت تیمز است. پس از نصب، میتوانید آن را کشف کرده و به نوار اپلیکیشن تیمز خود پین کنید. برای نصب اپلیکیشن، روی آیکون اپلیکیشن در نوار ابزار سمت چپ مایکروسافت تیمز کلیک کرده، “Microsoft Viva Insight” را جستجو کنید و “اضافه کردن” را انتخاب کنید.
اگر ویوا اینسایتس قبلاً نصب شده است و شما فقط میخواهید آن را کشف کرده و به نوار ابزار خود پین کنید، دکمه “گزینههای بیشتر” را در نوار ابزار سمت چپ مایکروسافت تیمز انتخاب کنید. در نوار جستجو، “Microsoft Viva Insights” را جستجو کنید، زمانی که آیکون ظاهر شد، روی آن راستکلیک کرده و گزینه “پین کردن” را انتخاب کنید.
لطفاً توجه داشته باشید که قبل از استفاده از اپلیکیشن ویوا اینسایتس، باید به مایکروسافت تیمز و یک حساب Exchange Online دسترسی داشته باشید.
برنامهها
دو گزینه برای دستیابی به ویوا اینسایتس وجود دارد. یک لایسنس معمولی مایکروسافت ۳۶۵ برخی از مزایای ویوا اینسایتس را به شما ارائه میدهد، یا میتوانید لایسنس کامل ویوا اینسایتس را انتخاب کنید که تمامی بینشها و مزایا را شامل میشود. این تصویر نشان میدهد که چه ویژگیهایی در هر دو برنامه گنجانده شدهاند:
ویوا اینسایتس مایکروسافت به صورت مدل “به ازای هر کاربر در ماه” فاکتور میشود و نیاز به لایسنس مایکروسافت ۳۶۵ یا Office 365 با یکی از برنامههای E1/A1/G1/E3/A3/G3/E5/A5/G5، مایکروسافت ۳۶۵ Business Basic، Business Standard، Business Premium، یا Exchange Online Plan 1 یا Plan 2 دارد تا واجد شرایط استفاده از ویوا اینسایتس شوید.
علاوه بر این برنامه، امکان خرید افزونه Microsoft Viva Insights Capacity برای گسترش استفاده سازمان شما از تحلیلها وجود دارد.
نصب ویوا اینسایتس در محیط کاری شما این امکان را میدهد که از دادههایی که تولید میکنید، بینشهای مفیدی استخراج کنید. افزایش بهرهوری و رفاه در محیطهای دورکاری نباید چالشبرانگیز باشد زمانی که شما پیشنهادات متناسب با نیاز خود دریافت میکنید. ویوا اینسایتس میتواند اطلاعات لازم برای آغاز تحول کسبوکار شما را ارائه دهد.
