با رسیدن پایان پشتیبانی OneNote برای ویندوز ۱۰ در ماه اکتبر، معمار فنی محیطهای کاری مدرن، آدام بامپینگ، به بررسی یک جایگزین برای یادداشتبرداری شما پرداخته است: Microsoft Loop. در این مقاله، به مقایسه عملکرد Microsoft Loop با OneNote پرداخته میشود و بررسی میشود که آیا این گزینه به عنوان یک جایگزین مناسب برای زمانی که OneNote دیگر پشتیبانی نمیشود، مناسب است یا خیر.
OneNote همه چیز را آغاز کرد. یک برنامه یادداشتبرداری دیجیتال چندمنظوره که به کاربران این امکان را میدهد تا یادداشتها را ایجاد، سازماندهی و از طریق دستگاههای مختلف به اشتراک بگذارند. این برنامه که بخشی از مجموعه Microsoft 365 است، برای افزایش بهرهوری و همکاری طراحی شده است. OneNote یک پلتفرم قدرتمند برای ضبط ایدهها، مدیریت پروژهها و ذخیرهسازی اطلاعات به صورت ساختاریافته فراهم میکند.
OneNote روشهای متنوعی برای یادداشتبرداری ارائه میدهد، با دفاتر یادداشت، بخشها و صفحات که میتوان آنها را به طور منظم سازماندهی کرده و به راحتی در دسترس قرار داد. این برنامه امکان اضافه کردن انواع مختلف محتوا به یادداشتها و همچنین همکاری با چندین کاربر به صورت همزمان روی یک دفتر یادداشت را فراهم میکند. این اپلیکیشن که در چندین پلتفرم موجود است، از ذخیرهسازی ابری و همگامسازی پشتیبانی میکند، به این معنی که یادداشتها را میتوان از هر دستگاهی و در هر زمانی دسترسی داشت.
Microsoft Loop چیست؟
شاید فکر کنید OneNote و Microsoft Loop مشابه یکدیگر هستند. از برخی جهات اینطور است، اما آیا روز کاری شما بیشتر به وظایف فردی یا پروژهها و همکاریهای تیمی متمرکز است؟ برای بسیاری از ما، پاسخ این است که همکاری محور کار ما است. آیا نباید این موضوع در اپلیکیشنهایی که استفاده میکنیم نیز بازتاب یابد؟ شاید ما به قدرت Microsoft Loop در صفحات OneNote خود نیاز داشته باشیم.
| ویژگی | OneNote Microsoft | Loop Microsoft |
|---|---|---|
| ساختار سازماندهی | دفاتر یادداشت، بخشها، صفحات | فضای کاری Loop، صفحات Loop، مؤلفههای Loop |
| ادغام چندرسانهای | متن، تصاویر، صدا، ویدیو، فایلهای جاسازیشده | متن، تصاویر، جداول، مؤلفههای جاسازیشده |
| همکاری در زمان واقعی | بله | بله |
| دسترسی متقابل پلتفرم | ویندوز، macOS، iOS، اندروید، وب | وب و ادغام با برنامههای Microsoft 365 |
| ادغام با Microsoft 365 | Outlook، Teams، Word | Teams، Outlook، Word، OneNote |
| جستجو و برچسبگذاری | جستجو قوی، برچسبگذاری برای دستهبندی | جستجو ابتدایی، برچسبگذاری وابسته به ادغام Microsoft 365 |
| پشتیبانی از نوشتن و طراحی | بله، با ورودی قلم | محدود، عمدتاً مبتنی بر متن |
| الگوها | الگوهای از پیش تعریفشده | صفحات انعطافپذیر، مؤلفههای سفارشی |
| ذخیرهسازی ابری و همگامسازی | ذخیرهشده در ابر، همگامسازی در دستگاهها | ذخیرهشده در SharePoint، OneDrive |
| امنیت و حریم خصوصی | محافظت با رمز عبور برای بخشها و دفاتر یادداشت | مدیریت از طریق مجوزهای Microsoft 365 |
| استفاده تجاری | مدیریت یادداشتهای جلسات، طرحهای پروژه، اطلاعات مشتری | مدیریت پروژه، همکاری در زمان واقعی، ادغام با Teams |
| استفاده شخصی | ژورنال دیجیتال، برنامهریز | تمرکز بر همکاری |
| تأثیر ترک کاربر | دادهها حفظ شده، مجوزها بازنشانی میشود | دادهها حفظ شده، مجوزها بازنشانی میشود، مدیریت از طریق Microsoft 365 |
| اشتراکگذاری در سازمانها | پیوندهای قابل اشتراکگذاری* | پیوندهای قابل اشتراکگذاری با کاربران خارجی، مدیریت مجوزها |
Microsoft Loop به گونهای طراحی شده است که با Microsoft 365 یکپارچه باشد. برای استفاده از Microsoft Loop، معمولاً نیاز به یکی از طرحهای Microsoft 365 خواهید داشت که شامل دسترسی به برنامههای مورد نیاز مانند Teams، Outlook، Word و OneNote باشد.
Microsoft Loop شامل سه بخش اصلی است:
فضای کاری Loop: مکانهای اشتراکی برای سازماندهی و همکاری در پروژهها.
صفحات Loop: صفحات انعطافپذیری که میتوانند انواع مختلف محتوا را شامل شوند.
مؤلفههای Loop: قطعات مدولار محتوا که میتوانند در اپلیکیشنهای مختلف Microsoft 365 جاسازی شوند و بهروزرسانی در زمان واقعی را فراهم میکنند.
این امکانات شباهت زیادی به OneNote دارند، اما تفاوتهای قابل توجهی نیز وجود دارد.
گزینههای میانبر شما در Microsoft Loop
شما میتوانید مؤلفههای Loop مستقل داشته باشید یا این مؤلفهها میتوانند درون یک صفحه قرار بگیرند و از طریق دیگر اپلیکیشنهای Microsoft به اشتراک گذاشته شوند – انتخاب با شماست. مؤلفههای مستقل آنهایی هستند که در برنامههایی مانند Microsoft Teams یا Outlook ایجاد میشوند.
ادغام با Microsoft Teams و تکنولوژیهای Microsoft 365
Microsoft Loop بهطور یکپارچه با Microsoft Teams ادغام میشود، بهطوریکه شما میتوانید به طور مستقیم در Teams به فضاهای کاری و صفحات Loop دسترسی پیدا کرده و در آنها همکاری کنید. این به این معنی است که میتوانید در جلسات و مکالمات بهصورت همزمان با همکاران خود همکاری کنید، که این کار را برای مدیریت پروژهها و به اشتراکگذاری اطلاعات در تیمها آسانتر میکند.
مؤلفههای Loop میتوانند در چتها و کانالهای Teams جاسازی شوند و راهی پویا و تعاملی برای به اشتراکگذاری محتوا فراهم کنند. برای مثال، یک فهرست وظایف ایجاد شده در Loop میتواند در یک کانال Teams قرار گیرد، جایی که اعضای تیم میتوانند بهصورت مشترک آن را بهروزرسانی کرده و پیشرفت را پیگیری کنند.
فراتر از Teams، Microsoft Loop با سایر برنامههای Microsoft 365 ادغام میشود و تجربه همکاری و بهرهوری کلی را تقویت میکند. مؤلفههای Loop میتوانند به ایمیلهای Outlook، دفترچههای OneNote، اسناد Word و بیشتر اضافه شوند و از این طریق اطمینان حاصل میشود که محتوای همکاریمحور در پلتفرمهای مختلف قابل دسترسی و ویرایش است.
آنچه باید در نظر بگیرید؟
✅انتقال به Microsoft Loop
با پایان پشتیبانی از OneNote برای Windows 10، Microsoft Loop یک جایگزین قوی برای کارهای همکاریمحور است. Loop مؤلفههای پویا را ارائه میدهد که میتوانند در برنامههای مختلف Microsoft 365 ادغام شوند و تجربهای یکپارچه برای کاربران فراهم کنند.
✅همکاری پیشرفته
Microsoft Loop امکان همکاری در زمان واقعی را فراهم میکند، به این معنی که اعضای تیم میتوانند اسناد را بهطور مشترک نویسندگی کرده، وظایف را مدیریت کرده و بهطور مؤثری بهروزرسانیها را به اشتراک بگذارند. این میتواند بهرهوری را افزایش داده و جریانهای کاری را در سازمان سادهسازی کند.
✅ادغام با Microsoft 365
Loop بهطور عمیق با اکوسیستم Microsoft 365 ادغام شده است، از جمله Microsoft Teams، Word، Excel و Outlook. این ادغام اطمینان حاصل میکند که شما میتوانید بدون هیچگونه وقفهای به محتوا دسترسی پیدا کرده و در آنها همکاری کنید.
✅آمادهسازی برای آینده
با پذیرش Microsoft Loop، میتوانید فرآیندهای همکاریمحور را برای آینده آماده کنید. Loop بهگونهای طراحی شده است که با نیازهای در حال تغییر محلهای کاری مدرن هماهنگ باشد و بهروزرسانیها و بهبودهای مستمری را ارائه دهد.
محل ذخیرهسازی Microsoft Loop
همانند ضبط جلسات در Microsoft Teams، بسته به اینکه مؤلفه Microsoft Loop در کجا ایجاد شده باشد، محل ذخیره فایل .loop تحت تأثیر قرار میگیرد.
محتوای Loop که در ابتدا ایجاد شده است در مکانهای زیر ذخیره میشود:
| Loop محتوا که ابتدا ایجاد شده است | محل ذخیرهسازی |
|---|---|
| اپلیکیشن Loop | در فضای کاری Loop – SharePoint Embedded * |
| صفحات Copilot | در فضای کاری Loop – SharePoint Embedded * |
| جلسه کانال Teams | در پوشه Meeting – سایت SharePoint |
| کانال Teams | در پوشه Channel – سایت SharePoint |
| چت خصوصی Teams | در پوشه فایلهای Microsoft Chat – OneDrive کاربر |
| جلسه خصوصی Teams | در پوشه Meeting – OneDrive کاربر |
| ایمیل Outlook | در پوشه پیوستها – OneDrive کاربر |
| OneNote برای Windows یا وب | در پوشه فایلهای Loop در OneNote – OneDrive کاربر |
| تخته سفید | در پوشه Whiteboard\Components – OneDrive کاربر |
SharePoint Embedded یک راهحل API است که امکان استفاده از ذخیرهسازی فایلهای Microsoft 365، همکاری، انطباق و هوش مصنوعی برای هر اپلیکیشن را فراهم میآورد.
چه اتفاقی برای Microsoft Loop میافتد زمانی که فردی از سازمان خارج میشود؟
هنگامی که فردی از سازمان شما خارج میشود، تأثیر آن بر Microsoft Loop میتواند بسته به نحوه مدیریت محتوا و دسترسیهای آن متفاوت باشد. نکات کلیدی که باید در نظر بگیرید:
مالکیت و دسترسی به فضای کاری و صفحات Loop: فضای کاری و صفحات Loop معمولاً متعلق به سازمان هستند نه کاربران فردی. اگر یک کاربر خارج شود، مالکیت و دسترسی به این فضاها و صفحات میتواند به یک عضو تیم یا مدیر دیگر منتقل شود تا از پیوستگی کار اطمینان حاصل شود.
مؤلفههای Loop: از آنجا که مؤلفههای Loop در برنامههای مختلف Microsoft 365 جاسازی میشوند، هر محتوای ایجاد شده توسط کاربر خارجشده برای سایر اعضای تیم که دسترسی لازم را دارند، در دسترس باقی میماند. این اطمینان میدهد که محتوای همکاری مانند فهرست وظایف، جداول و یادداشتها همچنان در دسترس و بهروز باشد.
مدیریت دسترسیها: مدیران میتوانند دسترسیها را مدیریت و بهروزرسانی کنند تا اطمینان حاصل کنند که افراد مناسب به فضاهای کاری، صفحات و مؤلفههای Loop دسترسی دارند. این ممکن است شامل لغو دسترسی کاربر خارجشده و اعطای آن به اعضای دیگر تیم باشد.
نگهداری دادهها و انطباق: به عنوان بخشی از اکوسیستم Microsoft 365، Loop از سیاستهای نگهداری دادهها و انطباق سازمان شما پیروی میکند. هر دادهای که توسط کاربر خارجشده ایجاد یا ویرایش شده باشد، مطابق با سیاستهای سازمانی نگهداری خواهد شد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مهم از دست نمیرود.
انتقال بدون مشکل: برای تسهیل انتقال بدون مشکل، ضروری است که فرآیندهایی برای واگذاری مسئولیتها و مالکیت محتوا ایجاد شود. این ممکن است شامل صادرات محتوای مرتبط، بهروزرسانی جزئیات پروژه و اطمینان از آشنایی کاربران جدید با ابزارها و جریانهای کاری در Microsoft Loop باشد.
مهاجرت بخشها و صفحات OneNote به Microsoft Loop
در حال حاضر فرآیند آسانی برای مهاجرت OneNote به Microsoft Loop وجود ندارد. این کاملاً بهصورت کپی و چسباندن است. اگر فایل .pdf یا .docx وارد شود، این فایلها با لینکهایی در داخل Microsoft Loop ظاهر میشوند – محتویات آنها در داخل صفحه یا مؤلفهای جاسازی نمیشوند.
OneNote و Microsoft Loop هر دو ابزارهایی برای یادداشتبرداری و همکاری در محیطهای مختلف هستند، اما بهطور خاص برای اهداف متفاوت طراحی شدهاند.
OneNote یک اپلیکیشن سنتی برای یادداشتبرداری است که امکان سازماندهی یادداشتها، افزودن انواع محتوا (متن، تصاویر، ویدیو و صوت)، و همکاری در زمان واقعی را فراهم میکند. این برنامه برای افرادی که نیاز به ثبت و ذخیرهسازی یادداشتها و اطلاعات دارند، مناسب است و از طریق ذخیرهسازی ابری میتوان به آن از هر دستگاهی دسترسی داشت.
Microsoft Loop یک ابزار جدیدتر است که بیشتر برای همکاری تیمی و مدیریت پروژهها طراحی شده است. در Loop، کاربر میتواند فضاهای کاری و کامپوننتهایی ایجاد کند که بهصورت داینامیک و در زمان واقعی به اشتراک گذاشته میشود. این ابزار بهویژه برای افرادی مناسب است که در پروژههای گروهی یا تیمی کار میکنند و نیاز به هماهنگی بیشتر دارند.
در حالی که OneNote بیشتر برای یادداشتهای شخصی و استفادههای فردی طراحی شده، Microsoft Loop تمرکز بیشتری بر روی همکاری و مدیریت پروژهها دارد. انتخاب بین این دو بستگی به نیاز شما به تعاملات فردی یا تیمی دارد
