OneDrive و SharePoint محصولات محبوب مایکروسافت هستند که برخی ویژگیهای مشترک دارند. با این حال، تفاوتهای آنها همیشه واضح نیست و ممکن است استفاده از آنها کمی گیجکننده باشد. برای رفع هرگونه ابهام، راهنمای مقایسه SharePoint و OneDrive را آماده کردهایم.
این مقاله بیشتر یک راهنمای مقایسه است تا یک رقابت مستقیم. هدف آن این است که تفاوت بین این دو محصول مایکروسافت را به وضوح شرح دهد. چون این دو سرویس اغلب به هم مرتبط هستند، ممکن است درباره عملکرد هرکدام از آنها و اینکه کدام یک (یا هر دو) را باید استفاده کنید، دچار سردرگمی شوید.
تفاوت SharePoint و OneDrive:
در حالی که هر دو سرویس OneDrive و SharePoint فضای آنلاین برای دسترسی به فایلها فراهم میکنند، نحوه استفاده وسیعتر آنها عامل تمایز آنهاست. SharePoint عمدتاً یک سیستم مدیریت اسناد آنلاین و سایت ارتباطی است. استفاده از ویژگیهای SharePoint میتواند با تسهیل همکاری بهتر و به اشتراکگذاری اطلاعات، تکنیکهای جستجو را بهبود بخشد.
OneDrive یک راهحل ذخیرهسازی ابری است که مردم عمدتاً از آن برای ایجاد نسخه پشتیبان آنلاین از فایلهای خود استفاده میکنند.
شاید فکر کنید که میتوان در هر دو سرویس OneDrive و SharePoint اسناد ایجاد کرد. بله، این درست است. اما هدف این اسناد متفاوت است.
برای مثال، SharePoint به شما این امکان را میدهد که چیزی به نام “سایت SharePoint” ایجاد کنید و ویژگیهای آن عمدتاً برای استفاده تجاری و تیمها طراحی شدهاند. از طرف دیگر، OneDrive میتواند به عنوان ذخیرهسازی شخصی برای عکسی که دایی استیو از دوچرخهسواریاش گرفته و یا شعرهایی که نوشته است، استفاده شود.
این به معنی کاهش اهمیت OneDrive نیست (در ادامه به استفادههای پیشرفته خواهیم پرداخت)، بلکه هدف آن این است که دیدگاه بهتری نسبت به مخاطبان هدف هر محصول و چگونگی تطابق ویژگیهای آنها با این مخاطبان داشته باشید.
مایکروسافت ۳۶۵ چیست؟
مایکروسافت ۳۶۵ هاب اصلی است که مجموعهای از محصولات مایکروسافت را در خود جای داده است، از جمله OneDrive و SharePoint. همچنین نرمافزارهایی مانند Word و Excel و ابزارهای ارتباطی مانند Microsoft Teams را نیز در بر میگیرد.
شما میتوانید SharePoint را خریداری کرده و برای برنامههای OneDrive ثبتنام کنید بدون اینکه نیازی به پرداخت هزینه برای سایر محصولات داشته باشید. بهطور جایگزین، میتوانید به مجموعهای از طرحهای ۳۶۵ اشتراک داشته باشید و تمامی ابزارهای بهرهوری و ارتباطی مایکروسافت را همراه با ابزار مدیریت پروژه آن استفاده کنید.
مایکروسافت OneDrive: ذخیرهسازی ابری
مایکروسافت OneDrive یک سرویس ابری رایج است. این سرویس میتواند محلی برای فایلهای شخصی شما مانند عکسها، ویدیوهای خانوادگی و اسنادی باشد که میخواهید ایجاد کنید. همچنین یک ابزار عالی برای همکاری است، زیرا به چندین کاربر با دسترسی از راه دور این امکان را میدهد تا روی فایلها بهطور همزمان یا در زمانهای مختلف کار کنند.
OneDrive همچنین برای هر کسی که بخواهد فایلها و پوشهها را به اشتراک بگذارد مفید است. به عنوان مثال، یک عکاس را در نظر بگیرید. اگر او نیاز داشته باشد تا چندین تصویر را به یک ناشر ارسال کند، میتواند آنها را در OneDrive بارگذاری کرده، لینک را برای ناشر ارسال کند و دسترسی به تصاویر را به او بدهد.
OneDrive تنها مکانی برای ذخیره فایلها نیست، بلکه فضایی برای ایجاد آنها نیز هست. مایکروسافت نسخههای آنلاین ابزارهای آفیس خود را یکپارچه کرده است و به کاربران این امکان را میدهد که مستندات، صفحات گسترده، ارائهها و بیشتر را مستقیماً در وب ایجاد کنند. زیرا OneDrive بهطور آنی فایلهای شما را همگامسازی میکند، میتوانید آنها را بر روی دستگاههای مختلف، از جمله دستگاههای موبایل، دسترسی داشته باشید.
مایکروسافت SharePoint: نرمافزار مدیریت مستندات
فراتر از ذخیرهسازی فایلها، یک سایت SharePoint چندین ویژگی دارد که گردش بهروزرسانیهای شرکت را در سراسر کسبوکار شما آسانتر میکند و همچنین مکانی برای توسعه مستندات مرتبط با کسبوکار است.
یک سایت SharePoint دو عملکرد دارد. اولین عملکرد برای همکاری تیمی است و به آن سایت تیمی SharePoint گفته میشود؛ دیگری سایت ارتباطی است که به شما این امکان را میدهد که بهروزرسانیهای کوتاه و بلند را به تیم یا کل کسبوکار خود ارسال کنید.
برای مستندات، SharePoint را بهعنوان یک سیستم پوشه آنلاین در نظر بگیرید. به یاد بیاورید زمانی که تمام فایلهای کاغذی شما در کمدهای بایگانی بزرگ نگهداری میشد؟ این همان ایده است، با این تفاوت که این کار بهصورت دیجیتالی انجام میشود. ذخیرهسازی آنلاین مستندات این امکان را فراهم میکند که بهطور موثرتری مستندات را مرتب کنید و همچنین امنتر و مقاومتر در برابر بلایای طبیعی است.
آیا باید از OneDrive یا SharePoint استفاده کنم؟
اگر میخواهید همه فایلهای خود را از کامپیوتر خود بردارید و آنها را به فضای ذخیرهسازی آنلاین منتقل کنید، OneDrive انتخاب مناسبی است. همچنین برای فریلنسرهایی که اسنادی مانند نویسندگان ایجاد میکنند و نیاز به اشتراکگذاری آنها با مشتریان و همچنین پشتیبانگیری از آنها در فضای ابری دارند، OneDrive مناسب است.
OneDrive همچنین برای کسانی که به فضای ذخیرهسازی شخصی برای پشتیبانگیری از فایلهای خود از گوشیهای هوشمند نیاز دارند، خوب است. اما این تنها گزینه نیست و کسانی که به دنبال فضای ذخیرهسازی ابری برای دستگاه موبایل خود هستند، باید مقالات مربوط به بهترین فضای ذخیرهسازی ابری برای Android و بهترین فضای ذخیرهسازی ابری برای iPhone را بررسی کنند.
برای کسانی که به یک محصول سطح سازمانی برای مدیریت اسناد و ایجاد صفحات اینترانت نیاز دارند، SharePoint مسیر مناسبی است. این برای افزودن امضاها به قراردادهای تجاری مهم و ایجاد فضای کاری مشترک وسیعتر مفید است. در این بخش، ما ویژگیهای SharePoint را دقیقتر بررسی خواهیم کرد.
ویژگیهای Microsoft SharePoint: فراتر از OneDrive
همانطور که در زیر مشاهده خواهید کرد، SharePoint ویژگیهای زیادی دارد که فراتر از آنچه که OneDrive میتواند انجام دهد، است. ما مهمترین ویژگیها را توضیح خواهیم داد و نمای کلی از آنچه که هر یک از این ویژگیها میتواند برای شما انجام دهد، ارائه خواهیم کرد.
✅امنیت سطح سازمانی
امنیت سطح سازمانی بهطور کلی به این معناست که یک شرکت از بالاترین سطح تدابیر امنیتی برای حفاظت از دادههای شما استفاده میکند. SharePoint از رمزگذاری استاندارد صنعت برای محافظت از دادههای شما هم در حین انتقال و هم در حالت ذخیرهشده استفاده میکند. همچنین نظارت ۲۴ ساعته بر روی زمانی که نیاز به اصلاحات امنیتی یا تهدیدات دادهها وجود دارد، انجام میشود.
✅ایجاد یک کتابخانه در SharePoint
یک کتابخانه SharePoint به شما این امکان را میدهد که دستهبندیهای مختلفی برای اسناد خود ایجاد کنید. این به شما کمک میکند تا اسناد مالی، حقوقی، آموزشی و غیره را جداگانه ذخیره کنید تا سیستم بایگانی آنلاین بهتری داشته باشید. شما میتوانید به کتابخانه اسناد خود از سایتهای ارتباطی و تیمی خود دسترسی داشته باشید. همچنین میتوانید دسترسی دیگر کاربران را مدیریت کنید تا آنها تنها در کتابخانهای که مجاز به دسترسی به آن هستند، کار کنند.
✅ایجاد اسناد جدید
مایکروسافت همه ابزارهای لازم برای ایجاد اسناد را مستقیماً در SharePoint یکپارچه کرده است. چه یک سند Word باشد و چه یک جدول Excel، شما و تیمتان میتوانید بدون خروج از نرمافزار SharePoint، به طور مؤثر کار کنید. اسناد جدید بهطور خودکار همگامسازی میشوند و آنها همچنین بهعنوان فایلهای OneDrive وجود خواهند داشت، به این معنی که میتوانید به آنها از طریق SharePoint یا پلتفرم OneDrive دسترسی پیدا کنید.
✅اشتراکگذاری فایلها با SharePoint
مانند ذخیرهسازی ابری، SharePoint به شما این امکان را میدهد که فایلهای خود را با یک کاربر واحد یا با گروههایی که در داخل پلتفرم ایجاد کردهاید، به اشتراک بگذارید. شما میتوانید مجوزهایی برای کاربران ایجاد کنید تا به آنها اجازه دهید اسناد را ویرایش، مشاهده یا بازبینی کنند. اگر مجاز باشید، میتوانید فایلها را با کاربران خارج از سازمان خود نیز به اشتراک بگذارید.
✅SharePoint برای همکاری
SharePoint یک ابزار همکاری است و بهدلیل آنلاین بودن آن، کار بر روی یک سند توسط دو نفر یا بیشتر را بهطور همزمان آسان میکند. این کاری است که SharePoint آن را “همنویسی” مینامد، و چون در زمان واقعی کار میکند، میتوانید یک نفر را ببینید که در حال نوشتن یک سند است و نفر دیگر در حال ویرایش آن باشد.
این همچنین شامل تاریخچه نسخهها است که بهطور پیشفرض فعال است و به کاربران این امکان را میدهد که نسخههای قبلی اسناد را مشاهده کنند. این یک روش عالی برای بازیابی اسناد و یادآوری تغییراتی است که در آنها اعمال شده است.
✅ایجاد یک پست خبری
یک پست خبری اساساً یک مقاله وبلاگ است که شما در داخل شرکت خود منتشر میکنید. این یک روش خوب برای نوشتن مقالات کوتاه یا بلند است که تیمهای تجاری شما را از آنچه در شرکت شما در حال اتفاق است، مطلع میکند. ساخت یک پست خبری آسان است و بهصورت بلوکهایی انجام میشود که به شما این امکان را میدهد تا تصاویر، متن و ویدیوها را ترکیب کنید.
✅اتوماسیون با SharePoint
مدیریت اسناد با بسیاری از کارهای تکراری همراه است. خوشبختانه، SharePoint این امکان را به شما میدهد که بسیاری از اتوماسیونهای مفید را ایجاد کنید که نیاز به انجام دستی برخی کارها را از بین میبرد. بهعنوان مثال، میتوانید SharePoint را برنامهریزی کنید تا ایمیلهایی برای تایید زمانی که یک سند جدید ایجاد یا ویرایش میشود، ارسال کند. اگر با قراردادها کار میکنید، همچنین میتوانید درخواستهای امضای دیجیتال خودکار ارسال کنید.
✅ایجاد لیستها
مایکروسافت لیستها را در داخل SharePoint یکپارچه کرده است. با استفاده از لیستها، میتوانید محتوای قابل فهمی ایجاد کنید که هر چیزی را از پیگیری مسائل گرفته تا برنامهریزی محتوا بهوضوح بیان میکند. مایکروسافت به شما گزینهای برای ایجاد یک لیست جدید میدهد یا میتوانید از یکی از چندین قالب موجود استفاده کنید تا کار خود را سریعتر انجام دهید.
✅یکپارچگی با OneNote
اگر میخواهید یادداشتهای سریعی برای ایدهها یا اهداف خود داشته باشید، میتوانید این کار را با OneNote انجام دهید. این ابزار در داخل SharePoint بهعنوان یک دفتر یادداشت شناخته میشود. این بیشتر برای مفاهیم پاراگرافی است که میخواهید برای بعد ذخیره کنید یا با سایر اعضای تیم خود به بحث بگذارید.
✅SharePoint On-Premise
اگر نمیخواهید از نسخه آنلاین SharePoint استفاده کنید، همچنین میتوانید از آن بهعنوان نرمافزار نصبشده محلی استفاده کنید. این بهعنوان “نرمافزار On-Premise” شناخته میشود. این به این معنی است که تیم فناوری اطلاعات شما کنترل کامل نرمافزار را دارد و مسئول کارهایی مانند پاسخ به نقضهای امنیتی، انجام بهروزرسانیها و پچها و انجام پشتیبانگیریها است.
نتیجه گیری
اکنون باید درک بهتری از تفاوتهای اصلی بین OneDrive و SharePoint داشته باشید. هر دو ابزار برای ذخیرهسازی و اشتراکگذاری فایلها عالی هستند، اما همانطور که توضیح داده شد، نحوه استفاده و پیادهسازی هر کدام از این نرمافزارها بسیار متفاوت است.
OneDrive for Business برای ذخیرهسازی فایلهای شخصی و اشتراکگذاری ساده استفاده میشود و بیشتر برای کاربران فردی یا تیمهای کوچک مناسب است. این ابزار به شما امکان میدهد فایلها را ذخیره، به اشتراک بگذارید و به راحتی همگامسازی کنید.
در حالی که SharePoint برای مدیریت اسناد در سطح سازمان و همکاری تیمی طراحی شده است. این سرویس به شما این امکان را میدهد که اسناد را دستهبندی کنید، سایتهای تیمی بسازید و فرآیندهای همکاری پیچیدهتر را مدیریت کنید.
به طور کلی، اگر نیاز به ذخیرهسازی ساده و اشتراکگذاری فایلها دارید، OneDrive for Business گزینه مناسبتری است. اما برای مدیریت اسناد سازمانی و همکاری تیمی پیشرفته، SharePoint انتخاب بهتری خواهد بود.
